Algemene Voorwaarden Domani Business Solutions B.V.

Domani Business Solutions B.V.
De Amfoor 2
5807 GW Venray
Netherlands

1 Algemeen

Op al onze aanbiedingen, offertes, opdrachten en overeenkomsten, hoe ook genaamd, alsmede op de uitvoering daarvan, zijn de NLdigital Voorwaarden van toepassing, welke als Appendix 1 bij dit document zijn gevoegd. De Klant erkent de NLdigital Voorwaarden te hebben ontvangen, doorgelezen en aanvaard.

In geval van tegenstrijdigheid tussen (enige bepaling in) deze huidige algemene voorwaarden Domani Business Solutions B.V. en (enige bepaling in) de NLdigital Voorwaarden in Appendix 1, prevaleren deze huidige algemene voorwaarden.

Componenten die niet in onze dienstverlening zijn inbegrepen en worden aangeboden door derde partijen, zijn onderworpen aan de (al dan niet schriftelijke) contractuele voorwaarden afgesproken tussen de Cliënt de derde-dienstverlener. Domani Business Solutions neemt hieromtrent geen enkele verantwoordelijkheid en enige klachten, discussies en/of geschillen dienaangaande dienen door de Cliënt rechtstreeks met de betrokken dienstverlener te worden opgenomen.

1.1 Cloud-software en jaarlijks onderhoud SAP-software en add-on’s

Indien gebruik gemaakt wordt van SAP Cloud-software, kan het onderhoud op software en support in zijn geheel beëindigd worden aan het einde van een contractstermijn (schriftelijk), met inachtneming van een opzeggingstermijn van 3 (drie) maanden, doch niet eerder dan tegen het einde van een volledige contractperiode, zijnde de in de overeenkomst aangegeven periode. Indien de contractperiode niet expliciet in de overeenkomst is vermeld, geldt een periode van 36 (zesendertig) maanden.
Indien geen tijdig verzoek tot beëindiging van deze overeenkomst wordt ingediend, of tijdig een nieuwe vervangende overeenkomst wordt afgesloten, wordt deze overeenkomst automatisch voor een periode van 36 (zesendertig) maanden verlengd, tegen de dan geldende tarieven en voorwaarden.

Door beëindiging van het gebruiksrecht eindigt het recht voor onderhoud op de Softwareproducten van rechtswege. Na beëindiging van het onderhoud op de Softwareproducten of transfer naar een derde partij door klant, blijft het eigendomsrecht van de Leverancier en Partner in handen van betreffende partij.

1.2 Consultancy-werkzaamheden

Indien consultancy-werkzaamheden werden afgesproken, betreft de afgesproken prijs een indicatief bedrag. De werkzaamheden worden op basis van nacalculatie aan Cliënt in rekening gebracht. Ten aanzien van meerwerk geldt uitdrukkelijk het bepaalde in artikel 20 van de NLdigital Voorwaarden.
Werkzaamheden worden altijd uitgevoerd op basis van de door de Cliënt aangeleverde informatie. Domani Business Solutions en Cliënt gaan bij het uitvoeren van werkzaamheden uit van een nauwe samenwerking, teneinde de overeengekomen activiteiten succesvol te realiseren.
Indien overeengekomen kan voorafgaand aan de gevraagde werkzaamheden gezamenlijk met Cliënt een blueprint en/of een functioneel- en technisch ontwerp opgesteld. Het is niet toegestaan om de uit de blueprint en/of functioneel- en technisch ontwerp voorvloeiende werkzaamheden door een derde uit te laten voeren, tenzij Domani Business Solutions daar voorafgaande schriftelijke toestemming voor heeft gegeven. Indien de uit de blueprint en/of functioneel- en technisch ontwerp voortvloeiende werkzaamheden toch door een andere partij worden uitgevoerd, is Cliënt per direct 50% van de waarde van de betreffende werkzaamheden aan Domani Business Solutions verschuldigd volgens de dan geldende tarieven, met een minimum van € 25.000.

1.3 Consultancy- en onderhoudsvoorwaarden voor SAP-software

Ten aanzien van de uit te voeren werkzaamheden voor SAP-software zijn de Domani Business Solutions Consultancy- en onderhoudsvoorwaarden voor SAP-software van toepassing, welke als Appendix 2 bij deze huidige algemene voorwaarden Domani Business Solutions B.V. zijn gevoegd.

1.4 Beheerdiensten

Op offertes en overeenkomsten voor beheer-diensten zijn de NLdigital Voorwaarden van toepassing, welke als Appendix 1 bij dit document zijn gevoegd. Indien gebruik gemaakt wordt van Beheer-diensten, kunnen deze diensten in zijn geheel beëindigd worden aan het einde van een contractstermijn (schriftelijk), met inachtneming van een opzeggingstermijn van 3 (drie) maanden, doch niet eerder dan tegen het einde van een volledige contractperiode, zijnde de in de overeenkomst aangegeven periode. Indien de contractperiode niet expliciet in de overeenkomst is vermeld, geldt een periode van 36 (zesendertig) maanden.
Indien geen tijdig verzoek tot beëindiging van deze overeenkomst wordt ingediend, of tijdig een nieuwe vervangende overeenkomst wordt afgesloten, wordt deze overeenkomst automatisch voor een periode van 36 (zesendertig) maanden verlengt, tegen de dan geldende tarieven en voorwaarden.

2 Publiciteit

Domani Business Solutions wenst dit project optimaal uit te voeren en vervolgens toe te voegen aan de lijst met referenties van succesvolle projecten. Cliënt zal Domani Business Solutions in redelijkheid niet onthouden van het gebruik van de naam van Cliënt alsmede aanvullende uitingen in haar marketingcommunicatie. Tevens kan in voorkomend geval de naam van Cliënt met bijbehorende informatie ter beschikking van SAP Nederland B.V. worden gesteld en door SAP Nederland B.V. worden hergebruikt in uitingen in de markt.

3 (Betalings)voorwaarden

De volgende voorwaarden zijn van toepassing op de overeenkomst, tenzij anders tussen partijen zou zijn overeengekomen:
• Alle genoemde bedragen zijn exclusief omzetbelasting en eventuele reis- en verblijfkosten;
• De reiskosten bedragen € 0,50 per kilometer vice versa vanaf Venlo;
• Ten aanzien van alle consultancy en projectmanagementopdrachten geldt een betalingstermijn van 14 dagen, na dagtekening van de factuur;
• Betalingen met betrekking tot OnPremise-software en jaarlijks onderhoud, hardware en strippenkaarten dienen vooraf te worden voldaan. Voor het huidige kalenderjaar vindt facturering van jaarlijks onderhoud naar rato vooraf plaats;
• Betalingen met betrekking tot Cloud-software en Hosting & Beheer dienen per 3 maanden vooraf te worden voldaan;
• Ten aanzien van software geldt dat de licentiekey beschikbaar wordt gesteld na volledige betaling van de software, en bijbehorend onderhoud;
• Gehele of gedeeltelijke tussentijdse beëindiging van de opdracht is niet mogelijk;
• Ten aanzien van consultancy en projectmanagement op locatie van Cliënt geldt dat deze diensten wekelijks op basis van nacalculatie worden gefactureerd, conform de daarvoor geldende betalingsafspraken;
• Ten aanzien van consultancy en projectmanagement geldt een minimale afname van één dagdeel, te weten 4 uren (incl. 30 minuten verzorging documentatie en beschrijving), zulks indien deze op de locatie van Cliënt plaatsvinden. Werkzaamheden op afstand worden per (en met een minimum van) 15 minuten in rekening gebracht, inclusief de tijd benodigd voor verzorging documentatie en beschrijving;
• Met betrekking tot consultancy geldt voor werkzaamheden verricht op onderstaande tijdstippen de bijbehorende toeslagen op het overeengekomen tarief:
– op werkdagen tussen 18:00 uur en 24:00 uur een toeslag van 50%
– op werkdagen tussen 24:00 uur en 8:00 uur een toeslag van 100%
– in weekenden en op feestdagen een toeslag van 100%
• Ingeplande dagen kunnen tot 2 werkdagen tevoren zonder bijkomstige kosten worden geannuleerd. Bij afmelding binnen 2 werkdagen wordt 75% in rekening gebracht;
Bij een overeenkomst voor Software en Consultancy of een combinatie van overeenkomsten voor Software en Consultancy, waarbij een eenmalige korting wordt verrekend op de aangeboden Software, is de aangegeven eenmalige korting alleen geldig in combinatie met de uitvoering van de volledige Consultancy zoals aangeboden. Indien deze consultancy zoals aangeboden niet volledig door Domani Business Solutions wordt uitgevoerd, behoud Domani Business Solutions zich het recht de verleende eenmalige korting in zijn geheeld terug te vorderen.

4 Overmacht situaties

In afwijking van het bepaalde in artikel 17.2 van de NLdigital voorwaarden geldt het volgende.
Indien een overmacht situatie langer dan dertig dagen duurt, heeft Domani Business Solutions het recht om de overeenkomst schriftelijk te ontbinden. Hetgeen reeds op grond van de overeenkomst is gepresteerd, wordt in dat geval naar verhouding afgerekend, zonder dat Domani Business Solutions in welke vorm dan ook gehouden is tot voldoening van enige schadevergoeding. Een periode van overmacht laat de verplichtingen van de Cliënt onverlet en schort deze verplichtingen niet op.

5 Dekking tegen cyberrisico’s

De Klant erkent en verklaart uitdrukkelijk de bijzondere kwetsbaarheden en risico’s in verband met het internet, op internet gebaseerde diensten en web-toepassingen te begrijpen, inclusief gevallen van hacking en andere cybercriminaliteit. De Klant zal dientengevolge gedurende de looptijd van de overeenkomst op eigen kosten een passende cyber(beveiligings)verzekering afsluiten en in stand houden, dewelke een dekking biedt die voldoende is voor de schade die de Klant mogelijkerwijs kan oplopen.

6 Gebreken en stroringen melden

Cliënt dient elke vorm van storing en/of waarneembaar gebrek uiterlijk 48 uur nadat zij de storing c.q. het gebrek heeft ontdekt of redelijkerwijs had moeten ontdekken schriftelijk, reproduceerbaar en onderbouwd te melden Domani Business Solutions, bij gebreke waarvan elke aanspraak jegens Domani Business Solutions (indien die al bestaat) vervalt.

7 Indienstneming medewerker door Cliënt

De Cliënt die voornemens is een arbeidsverhouding met een medewerker van Domani Business Solutions aan te gaan, brengt Domani Business Solutions hiervan tijdig schriftelijk op de hoogte alvorens hij aan dit voornemen uitvoering geeft. Indien de Cliënt een arbeidsverhouding aanbiedt aan een medewerker van Domani Business Solutions, dan is de Cliënt aan Domani Business Solutions vanaf dat moment, en per direct, een redelijke vergoeding verschuldigd. Partijen stellen vast dat een vergoeding van minimaal € 25.000 redelijk is.
Indien de Cliënt een arbeidsverhouding aangaat met een medewerker van Domani Business Solutions, dan is de Cliënt aan Domani Business Solutions vanaf dat moment, en per direct, nog eens een redelijke aanvullende vergoeding verschuldigd. Partijen stellen vast dat een aanvullende vergoeding van 80% (tachtig procent) van de consultancy-omzet van Cliënt bij Domani Business Solutions in de daaraan voorafgaande 18 (achttien) maanden redelijk is.

8 Verwerken van persoonsgegevens

1. Indien Domani Business Solutions in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst persoonsgegevens voor Cliënt verwerkt, zijn onderstaande voorwaarden van toepassing en geldt onderhavige overeenkomst tevens als verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming, in welk geval de navolgende bepalingen van toepassing zijn.
2. De begrippen in dit artikel die worden gedefinieerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hebben de betekenis die daaraan in de AVG is toegekend.
3. Bij de verwerking van persoonsgegevens kan Cliënt worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke, of indien Cliënt de gegevens ten behoeve van een derde partij verwerkt als verwerker. Domani Business Solutions vervult (afhankelijk van de hoedanigheid waarin Domani Business Solutions de persoonsgegevens verwerkt) de rol van verwerker dan wel subverwerker.
4. Domani Business Solutions verwerkt onder de voorwaarden van de overeenkomst en in opdracht van Cliënt persoonsgegevens. De verwerking vindt uitsluitend plaats in het kader van de uit te voeren overeenkomst.
5. Domani Business Solutions zal de in lid 1 bedoelde persoonsgegevens te allen tijde verwerken op behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving (waaronder de AVG), de (specifieke) instructies en aanwijzingen van Cliënt.
6. Domani Business Solutions zal Cliënt op diens eerste verzoek binnen een redelijke termijn informeren over de door haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder de AVG en eventuele andere toepasselijk privacywet- en regelgeving.
7. Gelet op de aard van de diensten, zal Domani Business Solutions onder de overeenkomst alle persoonsgegevens verwerken van alle categorieën van betrokkenen die met gebruik van de betreffende diensten worden opgeslagen, dan wel die op een andere manier aan Domani Business Solutions worden verstrekt om te worden verwerkt via de door Domani Business Solutions geleverde diensten. Indien er bij het gebruik van de betreffende diensten bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, dient Cliënt dit vooraf aan Domani Business Solutions te melden en zullen partijen in overleg beoordelen of in dat kader aanvullende maatregelen moeten worden genomen.
8. Domani Business Solutions heeft géén zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. Domani Business Solutions neemt géén zelfstandige beslissingen over de ontvangst en het gebruik van der persoonsgegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag.
9. Cliënt staat ervoor in dat zij, indien dit op grond van de AVG vereist is een register bijhoudt met betrekking tot de onder de overeenkomst uitgevoerde gegevensverwerkingen. Cliënt vrijwaart Domani Business Solutions van alle aanspraken en claims die verband houden met het niet (juist) naleven van deze registerplicht.
10. Cliënt staat ervoor in dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot verwerkingen van persoonsgegevens, niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van derden. Cliënt vrijwaart Domani Business Solutions voor alle aanspraken van derden die voortvloeien uit het niet voldoen aan voornoemde garantie door Cliënt.
11. Indien Cliënt een beoordeling wenst uit te voeren van een beoogde verwerkingsactiviteit in het kader van de uitvoering van de diensten, zal Opdrachtnemer alle redelijke medewerking verlenen om deze beoordeling in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving uit te kunnen voeren. Tevens zal Cliënt alle redelijke medewerking verlenen indien een voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens nodig is op grond van de geldende privacywetgeving. Cliënt zal Opdrachtnemer de in dit kader gemaakte redelijke kosten vergoeden.
12. Domani Business Solutions verwerkt persoonsgegevens zowel in landen binnen als buiten de Europese Unie. Cliënt geeft Domani Business Solutions hierbij toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens in landen buiten de Europese Unie, met inachtneming van de daarvoor geldende wet- en regelgeving. Domani Business Solutions zal Cliënt op verzoek melden naar welk land of welke landen de persoonsgegevens worden doorgegeven.
13. Cliënt geeft Domani Business Solutions toestemming om, in het kader van de overeenkomst bedoelde gegevensverwerking derden (subverwerkers) in te schakelen. Domani Business Solutions zal Cliënt op eerste verzoek informeren over welke subverwerkers zij inschakelt.
14. Domani Business Solutions zal in overeenstemming met de geldende wettelijke regels de beveiliging van persoonsgegevens waarborgen en technische- en organisatorische maatregelen nemen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
15. Cliënt beslist zelf welke persoonsgegevens door Domani Business Solutions verwerkt worden en stelt enkel persoonsgegevens aan Domani Business Solutions ter beschikking voor verwerking, indien Cliënt zich ervan heeft verzekerd dat de volgens Cliënt vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen.
16. Zodra zich een inbreuk op de beveiliging in verband met persoonsgegevens voordoet als bedoeld in artikel 33 AVG, die betrekking heeft (of kan hebben) op de persoonsgegevens zal Domani Business Solutions Cliënt hierover zo spoedig mogelijk na ontdekking informeren, doch uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, waarna Cliënt beoordeelt of hij de toezichthoudende autoriteiten en/of betrokkenen zal informeren of niet.
17. Cliënt zal zorgdragen voor het voldoen aan eventuele (wettelijke) meldplichten. Indien de wet- en/of regelgeving dit vereist, zal Domani Business Solutions meewerken aan het informeren van de toezichthoudende autoriteiten en eventuele betrokkenen. Domani Business Solutions is nimmer aansprakelijk voor de op Cliënt rustende (correcte en/of tijdige) meldplicht in de zin van de AVG.
18. Als een betrokkene een verzoek over zijn persoonsgegevens richt aan Domani Business Solutions, zal Domani Business Solutions het verzoek doorsturen aan Cliënt. Domani Business Solutions mag de betrokkene daarvan op de hoogte stellen. Domani Business Solutions zal Cliënt de noodzakelijke medewerking verlenen bij het afhandelen van het verzoek. Domani Business Solutions is gerechtigd om voor de uitvoering van een dergelijk verzoek kosten in rekening te brengen bij Cliënt.
19. Ten aanzien van de aansprakelijkheid van Domani Business Solutions onder deze overeenkomst en de in dit hoofdstuk opgenomen vrijwaringsverplichtingen voor Opdrachtnemer gelden onverkort de relevante bepalingen in de NLdigital Voorwaarden.
20. Client vrijwaart Opdrachtnemer voor alle schade die verband houden met handhaving door de toezichthouder(s) en eventuele door de toezichthouder(s) aan Cliënt opgelegde boetes, voor zover die kosten en boetes verband houden met doen of nalaten van Opdrachtnemer dat op grond van deze overeenkomst aan Opdrachtnemer is toe te rekenen.
21. Na beëindiging van de overeenkomst zal Domani Business Solutions de van Cliënt ontvangen persoonsgegevens zo spoedig mogelijk verwijderen, tenzij partijen anders overeenkomen of een langer opslag wettelijk verplicht is.

9 Geheimhouding

1. Partijen verplichten zich zowel tijdens de duur van onderhavige overeenkomst als na beëindiging daarvan, te onthouden van het doen van enige mededeling aan derden, in welke vorm dan ook, hetzij direct, hetzij indirect, aangaande enige bijzonderheid betreffende of verband houdend met het bedrijf van de wederpartij en het bedrijf van diens cliënten en overige relaties, waarvan partijen redelijkerwijs kunnen begrijpen dat zulks niet bestemd is voor kennisname door derden.
2. Partijen zijn gehouden data, gegevens, informatie en alles wat hem of haar in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst ter kennis komt, vertrouwelijk te behandelen. Op het gebruik voor vorenbedoelde data, gegevens en informatie is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing.
3. In aanvulling op lid 1 en lid 2 van dit artikel zullen partijen de persoonsgegevens die in het kader van deze overeenkomst worden verwerkt, evenals alle andere informatie die partijen in het kader van de uitvoering van de onderhavige overeenkomst ter kennis komen, tegenover derden strikt geheim houden en niet openbaar maken, anders dan voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst dan wel voor zover een wettelijk voorschrift of rechterlijk bevel partijen tot mededeling c.q. verstrekking verplicht of indien een partij uitdrukkelijk schriftelijk toestemming heeft gegeven. Tevens zullen partijen alle nodige maatregelen treffen om geheimhouding van de persoonsgegevens te garanderen. Partijen staan er voor in en garanderen dat alle personen die handelen onder hun gezag en/of toegang hebben tot de persoonsgegevens eveneens onder dezelfde voorwaarden geheimhouding zullen betrachten ten aanzien van voornoemde informatie.

10 Overige bepalingen

1. Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.
2. Indien enige bepaling nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van de overeenkomst en van de bijbehorende voorwaarden volledig van kracht blijven. Cliënt en Domani Business Solutions zullen in overleg treden teneinde een nieuwe bepaling ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepaling overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigde bepaling in acht worden genomen.
3. Uitdrukkelijk wordt uitgesloten de toepasbaarheid van andere algemene voorwaarden dan de in deze overeenkomst vermelde voorwaarden. Hieronder worden mede begrepen de algemene (inkoop)voorwaarden van Cliënt. Door het aangaan van deze overeenkomst aanvaardt Cliënt onvoorwaardelijk dat de eventueel door Cliënt gehanteerde voorwaarden zijn uitgesloten.
4. Domani Business Solutions behoudt zich het recht voor onderhavige bepalingen te wijzigen en/of aan te vullen. Nieuwe of gewijzigde voorwaarden en bepalingen treden in de plaats van eerdere versies, met inachtneming van een termijn van 30 dagen na bekendmaking van de wijziging(en) en/of aanvulling(en).
5. Domani Business Solutions behoudt zich het recht de overeengekomen prijzen en tarieven van reeds eerdere gesloten c.q. nog te sluiten overeenkomsten te wijzigen. Indien dit een prijsstijging inhoudt worden deze wijzigingen uiterlijk één maand voordat deze ingaan aan Cliënt bekend gemaakt. Cliënt is gerechtigd de overeenkomst te beëindigen tegen de datum van de inwerkingtreding van de wijziging, indien de prijsstijging meer dan twintig procent bedraagt. Bij niet tijdige opzegging vindt stilzwijgende voortzetting van de overeenkomst tegen de verhoogde prijs plaats.
6. Onverminderd het bepaald in lid 6 hiervoor is Domani Business Solutions gerechtigd jaarlijks per 1 januari de prijzen en tarieven aan te passen met de stijging die het prijsindexcijfer in het voorafgaande kalenderjaar zal hebben ondergaan. Onder prijsindexcijfer wordt verstaan het door het CBS te publiceren jaarprijsindexcijfer van de consumentenprijsindex (CPI) reeks alle huishoudens. Domani Business Solutions is gerechtigd de bedragen naar boven af te ronden naar hele of halve Euro’s.