Deschacht, part of Buildmat, is an organisation with innovative solutions for construction projects. The construction professional can choose from a product range of more than 15,000 articles in the Deschacht branches, via their webshop and a network of 10 distribution centres spread throughout Belgium.
Deschacht, deel van Buildmat Group, is een Oost-Vlaamse verdeler en leverancier van professioneel bouwmateriaal met maar liefst 10 distributiecentra in België.
De manuele verwerking van de inkomende facturen is erg tijdrovend. Enkel door de factuur lijn per lijn te vergelijken met de ontvangen materialen kan de inkomende factuur worden goedgekeurd.
Als centraal ERP systeem werkt Deschacht met Robinson (het ERP systeem van SDP), waarin de goedkeuringsflow beheerd wordt. Een slimme interface met SDP was dan ook een absolute voorwaarde.
Hoewel Deschacht al heel wat stappen ondernam op vlak van digitalisatie en efficiëntie, was het optimaliseren van de factuurverwerking een belangrijke uitdaging.
Niet in het minst omdat elk jaar zo’n 60.000 aankoopfacturen verwerkt worden (wat neerkomt op +/- 300.000 pagina’s).
Deschacht werkt intensief aan het bouwen van een ecosysteem rond hun ERP systeem, SDP, met gespecialiseerde applicaties.
Automatische factuurherkenning is daar één van en met RecoMatics Capture leverde Amista de geknipte oplossing.
Door onze inkomende factuurverwerking te automatiseren, zetten we een belangrijke stap in het genereren van tijd- en efficiëntiewinst. De oplossingen die Amista, in samenwerking met SDP, aanrijkt, lossen onze verwachtingen ruimschoots in.”
De te verwerken documenten komen ofwel elektronisch binnen of worden gedigitaliseerd en dan automatisch geïmporteerd, uit een mailbox of shared folder bijvoorbeeld. De benodigde gegevens worden herkend, gecapteerd en gevalideerd, grotendeels zonder tussenkomst van een gebruiker. Bovendien wordt de master data uit het ERP systeem doorheen het ganse RecoMatics Capture proces gebruikt voor allerlei validaties en controles. Na de volledige validatie van elk document wordt dit omgezet naar een formaat dat automatisch verwerkt kan worden door Robinson (SDP) en gaat de goedkeuringsflow vanzelf van start.
Het vergelijken van de binnenkomende facturen met de leveringen én het boeken van de aankoopfacturen verlopen in ongeveer 80% van de gevallen volledig automatisch. Zo kan de finance afdeling zich focussen op taken met meer toegevoegde waarde, zoals het controleren en opvolgen van facturen die afwijkingen vertonen op vlak van prijzen, aantallen of ontvangen producten. Een verlaging dus in tijdverlies & kosten en een verhoging in efficiëntie, winst en transparantie in een zeer korte tijd.
Wilt u na het lezen van deze referenties over RecoMatics Document Suite, weten welke Amista oplossing het best past bij uw type organisatie & budget?
Neem dan contact op met een Intelligent Document Processing specialist.