Home Cases BonsenReuling scherp op alle fronten, ook in documentbeheer

BonsenReuling scherp op alle fronten, ook in documentbeheer

Kan je me helpen zoeken?

Toen Maarten van der Veer in de zomer van 2023 aan de slag ging als ICT-manager bij BonsenReuling, trof hij een IT-omgeving aan die technisch een stap achterliep. Het documentbeheersysteem was het knelpunt. Het toenmalige on-premise DMS werkte weliswaar al met metadata, maar bleef dicht bij een klassieke mappenstructuur. Door die opzet en doordat documenten werden voorzien van onjuiste en/of inconsistente metadata, was het terugvinden van documenten en bestanden een probleem.

Het was altijd een hele klus om documenten terug te vinden in de mappenstructuur. Medewerkers stuurden regelmatig supporttickets naar IT met de boodschap: ‘Ik kan een document niet vinden, kun jij me helpen zoeken?’

Maarten van der Veer, IT Manager, BonsenReuling

Filosofie achter M-Files gaf de doorslag

De strategische ambitie die Maarten formuleerde was helder: volledig naar SaaS en de cloud, lokaal werken op laptops, en informatiebeheer dat meegroeit met de organisatie. BonsenReuling pakte de selectie grondig aan. Zeven systemen en leveranciers werden uitgenodigd voor gesprekken en demo’s. M-Files via GeONE was een van de twee finalisten.

Beide werden onderworpen aan een uitgebreide Proof of Concept met data, geconfigureerde metadata en ingerichte processen, waarbij 20 sleutelgebruikers uit alle disciplines betrokken waren. Het resultaat gaf uiteindelijk de doorslag voor de filosofie achter M-Files: gebruiken boven opslaan. Het metadata-idee: documenten als objecten met eigenschappen in plaats van bestanden in mappen, bleek precies wat BonsenReuling nodig had.

Schaalbaarheid van M-Files op de proef gesteld

Kort na de livegang volgde een lakmoesproef voor de schaalbaarheid van M-Files. BonsenReuling fuseerde met De Kok Accountants & Adviseurs, een organisatie met drie vestigingen in Twente en 45 medewerkers. De integratie van alle data in het M-Files-domein van BonsenReuling verliep via de migratietooling van GeONE vrijwel vlekkeloos.

M-Files gecombineerd met Copilot wordt een superkrachtige combinatie

BonsenReuling volgt de strategische samenwerking tussen M-Files en Microsoft op de voet. Maarten: “Als je dat goed inricht, heb je een superkrachtige combinatie in handen.” Voordat AI echt zijn werk kan doen, moeten de basis op orde zijn. “De basis moet kloppen. Dan kun je heel snel vooruitgaan en de kracht van AI-tools echt benutten.”

Meer lezen?

→ Ontdek de volledige case hier.

Klaar om uw bedrijf toekomstbestendig te maken?

Neem contact op met Amista en start vandaag nog uw succesverhaal

Klant

BonsenReuling

Technologie

M-Files

Over de klant

BonsenReuling is een toonaangevend accountants- en advieskantoor in Oost‑Nederland. Met meer dan 230 medewerkers ondersteunen zij ondernemers met accountancy, belastingadvies, corporate finance en HR‑diensten. Hun belofte — “Scherp op alle fronten” — begint bij hun interne informatievoorziening, en M‑Files helpt hen die belofte waar te maken.