Home Cases BonsenReuling affûté sur tous les fronts, y compris dans la gestion documentaire

BonsenReuling affûté sur tous les fronts, y compris dans la gestion documentaire

Tu peux m’aider à chercher ?

Lorsque Maarten van der Veer a pris ses fonctions de responsable ICT chez BonsenReuling à l’été 2023, il a trouvé un environnement informatique techniquement en retard. Le système de gestion documentaire était le problème. Le DMS on-premise de l’époque, bien que fonctionnant déjà avec des métadonnées, restait proche d’une structure de dossiers classique. En raison de cette configuration et du fait que les documents étaient dotés de métadonnées incorrectes et/ou incohérentes, la recherche de documents et de fichiers posait problème.

C’était toujours tout un défi de retrouver des documents dans la structure de dossiers. Les employés envoyaient régulièrement des tickets d’assistance à l’IT avec le message : “Je ne trouve pas un document, pouvez-vous m’aider à le chercher ?”

Maarten van der Veer, responsable IT, BonsenReuling

La philosophie derrière M-Files a fait la différence

L’ambition stratégique formulée par Maarten était claire : passer entièrement au SaaS et au cloud, travailler localement sur des ordinateurs portables, et disposer d’une gestion de l’information qui évolue avec l’organisation. BonsenReuling a mené une sélection rigoureuse. Sept systèmes et fournisseurs ont été invités pour des entretiens et des démonstrations. M-Files via GeONE faisait partie des deux finalistes.

Les deux ont été soumis à une Proof of Concept approfondie avec des données, des métadonnées configurées et des processus mis en place, impliquant 20 utilisateurs clés de toutes les disciplines. Le résultat a finalement donné raison à la philosophie derrière M-Files : utiliser plutôt que stocker. L’idée des métadonnées: des documents comme objets dotés de propriétés plutôt que des fichiers dans des dossiers, s’est avérée être exactement ce dont BonsenReuling avait besoin.

La scalabilité de M-Files mise à l’épreuve

Peu après la mise en production, la scalabilité de M-Files a été soumise à un véritable test. BonsenReuling a fusionné avec De Kok Accountants & Adviseurs, une organisation comptant trois agences dans le Twente et 45 employés. L’intégration de toutes les données dans le domaine M-Files de BonsenReuling s’est déroulée presque sans accroc grâce aux outils de migration de GeONE.

M-Files combiné à Copilot sera une combinaison surpuissante

BonsenReuling suit de près le partenariat stratégique entre M-Files et Microsoft. Maarten : « Si vous configurez cela correctement, vous avez entre les mains une combinaison surpuissante. » Avant que l’IA puisse vraiment faire son travail, les bases doivent être en place. « Les bases doivent être solides. Ensuite, on peut avancer très rapidement et exploiter véritablement la puissance des outils d’IA. »

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Client

BonsenReuling

Technologie utilisée

M-Files

A propos de notre client

BonsenReuling est un cabinet de comptabilité et de conseil de premier plan dans l’est des Pays‑Bas. Avec plus de 230 employés, il accompagne les entrepreneurs en comptabilité, fiscalité, corporate finance et services RH. Leur promesse — « Sharp on all fronts » — commence par une gestion interne de l’information irréprochable, rendue possible grâce à M‑Files.