Woorden zijn vluchtig, het geschreven woord blijft. Ook in digitale tijden is het een waarheid als een koe. Enkel gebruiken we steeds minder pen en papier en gebeurt alles digitaal, per e-mail.
Die e-mail is dan ook reeds sinds geruime tijd rechtsgeldig. Echter, ontbrak er een wettelijk kader. In het eerste boek van het Burgerlijk Wetboek, dat op 1 januari 2023 in werking is getreden,is dat hiaat weggewerkt (*).
Het is dus belangrijk om naast de andere bedrijfskritische documenten ook uw e-mailverkeer op een doortastende en gestructureerde manier te beheren.
In de meeste organisaties zitten mails verspreid over verschillende medewerkers, inboxen en folders of ze worden afgeprint en weggestopt in een papieren klassement.
Wanneer het document management systeem zoals RecoMatics Smartdoc e-mailintegratie voorziet, wordt de bedrijfskritische mailcorrespondentie opgeslagen op één centrale plek. Op deze manier zijn de e-mails, inclusief de bijlagen, eenvoudig te raadplegen door diegenen die er toegang tot moeten hebben.
Bovendien zijn de bewaarde berichten traceerbaar, doorzoekbaar en voorzien van een audit trail en een bewaartermijn. Zo bent u er steeds zeker dat alle belangrijke mails op de juiste, veilige manier worden bewaard en beheerd.
(*)Source : De Tijd ‘Wet verankert e-mail als rechtsgeldig communicatiemiddel’
Laat je inspireren door onze cases, softwareoplossingen en de nieuwste SAP-inzichten.