Mobile App met SAP S/4HANA integratie bij Terumo

Scope & business needs

Deze case zoomt in op een native iOS-applicatie genaamd de Consignment Scanning-app, die als doel heeft om materiaal/voorraad op locatie in het magazijn van de klant te scannen door een vertegenwoordiger van Terumo. De gescande voorraad wordt gebruikt voor facturatiedoeleinden. Bij Amista hebben we een nieuwe versie van de applicatie gemaakt. De oorspronkelijke app had veel performanceproblemen, vooral gerelateerd aan het scanproces. Het scannen van een barcode kon wel 10 seconden duren. Er waren ook problemen met de synchronisatie. De native iOS-versie gebruikt de Scandit-bibliotheek, een bliksemsnelle barcodescanner met een functie om matrixscans uit te voeren (meerdere barcodes tegelijk scannen en verwerken). De app gebruikt een CAP-applicatie (SAP Cloud Application Programming Model) als middleware voor het routeren naar zowel Terumo Aortic-gegevens die zijn opgeslagen in SAP S/4HANA Cloud als Terumo Europe-gegevens die zijn opgeslagen in het on-premise S/4HANA-systeem.

Bij Terumo werd de beslissing om het toepassingsproject voor het scannen van zendingen uit te voeren ingegeven door een aantal strategische bedrijfsbehoeften en technische uitdagingen. Het beheren van verzonden voorraden is een essentieel onderdeel van ons bedrijfsmodel en het verbeteren van de mogelijkheid om deze voorraden te traceren zou ons bedrijf ten goede komen met een verhoogde operationele efficiëntie, lagere kosten en een verbeterde klantenservice.

We identificeerden verschillende belangrijke domeinen die beïnvloed zouden worden door het project, waaronder financiën, klantenservice, verkoop en logistiek. Op financieel gebied wilden we het factureringsproces voor verzonden inventaris stroomlijnen, de nauwkeurigheid verbeteren en de factureringscyclus verkorten. Bij de klantenservice wilden we ons vermogen om consignatievoorraden te traceren verbeteren en onze consignatieovereenkomsten optimaliseren. Dit kon worden bereikt door onze verkoopafdeling, die zou profiteren van een verbeterde gebruikerservaring om snel en nauwkeurig de consignatievoorraad bij te houden. En tot slot wilden we in de logistiek onze zichtbaarheid in de locatie en status van consignatievoorraden verbeteren, evenals de bijbehorende kosten en opbrengsten, wat resulteert in een optimalisatie van onze totale voorraadniveaus.

We hebben SAP gekozen vanwege hun bewezen staat van dienst in het leveren van schaalbare en robuuste oplossingen, hun vermogen om te integreren met onze bestaande systemen (waaronder S/4 HANA en S/4 HANA Public Cloud) en hun uitgebreide ervaring in de branche. Het bouwen van de mobiele oplossing op het SAP Business Technology Platform (BTP), een modulair, cloud-gebaseerd platform dat ons in staat stelde om onze op maat gemaakte applicatie te creëren en te implementeren. Dankzij de modulaire architectuur van SAP BTP konden we de specifieke services kiezen die we nodig hadden, waardoor we een flexibele en schaalbare oplossing kregen die zich in de loop van de tijd kon aanpassen aan onze veranderende behoeften.

Key uitdagingen

Het project voor het scannen van zendingen bij Terumo was niet zonder uitdagingen. Vanaf het begin beseften we dat we verschillende strategische bedrijfsbehoeften en technische problemen moesten aanpakken om het nieuwe systeem met succes te implementeren. In dat opzicht moeten we erkennen dat elk ziekenhuis anders is. We leveren producten en diensten aan een zeer divers klantenbestand waarbij we oplossingen op maat willen bieden en tegelijkertijd een gestandaardiseerde interne workflow willen maximaliseren.

Praktisch gezien betekende dit dat de app het volgende moest doen

kleine en grote consignatievoorraadlocaties moest ondersteunen;
logins moest bieden voor vertegenwoordigers van Terumo Europe en Terumo Aortic, beschermd met SAP Identity Authentication;
snelle synchronisatie mogelijk maken van en naar onze SAP back-end systemen: dit omvat zowel S/4 HANA als S/4 HANA Public Cloud of een combinatie van beide. Dit wordt aangestuurd via een CAP (SAP Cloud Application Programming Model) gebaseerde applicatie die wordt ingezet op SAP BTP;
draaien op meerdere soorten Apple-toestellen (verschillende modellen iPhone/iPad). De strategie waar we voor kozen was om een native mobiele applicatie te bouwen, ontwikkeld in Swift met behulp van Fiori For iOS.
offline mogelijkheden te ondersteunen. Het is vaak moeilijk om in ziekenhuizen een betrouwbare internetverbinding te krijgen, vandaar de noodzaak om gegevens te kunnen scannen en verwerken terwijl je offline bent;
en als laatste, maar zeker niet onbelangrijkste, de prestaties maximaliseren wat betreft het scannen, lezen en verwerken van verschillende soorten barcodes (GS-1, gesplitste GS-1, DataMatrix).

Het bereiken van een snelle barcodeherkenning gebeurt op 2 manieren: ten eerste hebben we tijdens de ontwikkeling waardevolle input geleverd aan het verantwoordelijke SAP-team om het standaard focusgebied van de camera (ViewFinder) te verbeteren. Ze hebben onze aanbeveling erkend en geïmplementeerd in het nieuwste Fiori For iOS-pakket. En ten tweede kozen we voor een Scandit-integratie in de mobiele applicatie, waardoor het vastleggen van barcodes in moeilijke omstandigheden (weinig licht, brede hoeken, beschadigde labels, …) nog beter verloopt.

Architecture consignment scanning app Terumo

Bedrijfsvoordelen en -resultaten

Met een voorraadwaarde van ongeveer 10 miljoen euro was het belangrijk om de zichtbaarheid te vergroten en het verbruik nauwlettend in de gaten te houden. Sinds de implementatie hebben we een duidelijke verbetering gezien in de traceerbaarheid van onze voorraad, wat heeft geresulteerd in een afname van verlopen voorraad bij ziekenhuizen. Dit heeft niet alleen bijgedragen aan de maatschappij door middel van gezondheidszorg, wat de missie is van Terumo’s groep, maar heeft ons bedrijf ook geholpen bij het bereiken van haar doelstellingen om de resultaten voor patiënten te verbeteren.
Als bedrijf in de gezondheidszorg was het validatieproces ook een cruciaal onderdeel van de ontwikkeling van de app voor het scannen van zendingen. We hanteren de hoogste normen voor veiligheid en nauwkeurigheid bij het leveren van producten aan ziekenhuizen en andere medische instellingen. Dit geldt ook voor onze interne SAP-systemen die zijn gevalideerd volgens de noodzakelijke normen en die ons in staat stellen om een volledige traceerbaarheid van een product en batch te hebben, van productie tot patiënt. Door de gevalideerde app te gebruiken voor het volgen en scannen van de verzonden voorraad en apparaten, kunnen we ervoor zorgen dat alle producten op de juiste manier worden verantwoord en dat ze op de juiste manier worden gebruikt. Dit beschermt niet alleen de gezondheid en het welzijn van patiënten, maar helpt ook om de reputatie en het vertrouwen van Terumo in de sector te behouden.
Met de app voor het scannen van zendingen kunnen we meer locaties sneller scannen. Sinds de COVID-pandemie is de toegang tot ziekenhuizen sterk beperkt. Onze tijd op locatie op een efficiënte manier besteden is daarom cruciaal. Doordat we minder tijd kwijt zijn aan het afhandelen van administratieve taken in verband met voorraadtellingen, hebben we meer belangrijke momenten gecreëerd met zorgprofessionals in de cathlabs, waardoor we zinvollere discussies kunnen voeren over onze producten en patiënten.

De slogan van het team is ‘Yes, we can’, wat perfect aansluit bij ‘Challenge accepted’ van Amista. Samen blijven we investeren in technologie & innovatie en geven we de technologie van Terumo Europe een boost.

– Sigurd Segers, ICT Applications, Enterprise Architecture & Analytics Director

Belangrijke factoren die bijdragen aan het succes van het project

1

Het gebruik van bekende maar innovatieve oplossingen van SAP (bijv. SAP BTP) was een belangrijke succesfactor voor het project, omdat we zo gebruik konden maken van de expertise en ervaring van SAP en tegelijkertijd konden profiteren van geavanceerde technologieën. Dit hielp ons bij het volgen van onze strategie om de kern schoon te houden en tegelijkertijd het schaalbare BTP te gebruiken om een oplossing op maat te bouwen.

2

Het betrekken van verschillende teams vanaf het begin van het project was ook cruciaal omdat het ervoor zorgde dat alle relevante belanghebbenden betrokken waren en op één lijn zaten wat betreft de projectdoelen en -doelstellingen. Deze cross-functionele samenwerking tussen verkoop, klantenservice, IT en onze partner Amista hielp bij het creëren van een geïntegreerde aanpak die tegemoet kwam aan de behoeften van de hele groep.

3

De derde sleutelfactor voor succes was de innovatieve mentaliteit in de verschillende teams, omdat deze een cultuur van voortdurende verbetering bevorderde en de teams aanmoedigde om nieuwe ideeën en technologieën te verkennen (bijv. Scandit-integratie).

Lessen die we hieruit trekken

Een van de belangrijkste lessen is om voldoende tijd en middelen te investeren in het testen van de toepassing in het veld. Het begeleiden van een verkoper leverde waardevolle inzichten op in hun scanactiviteiten in ziekenhuizen of andere zorginstellingen. Deze ervaring uit de eerste hand hielp bij het identificeren van specifieke pijnpunten en uitdagingen waarmee ze tijdens het scanproces worden geconfronteerd. Door deze uitdagingen te begrijpen, konden de IT-teams de ontwikkeling beter afstemmen op deze specifieke behoeften (scansnelheid, synchronisatietijd, offline mogelijkheden). Het hielp ook bij het opbouwen van vertrouwen en een goede verstandhouding tussen de verschillende teams, waardoor de snelle gebruikersadoptie van de nieuwe mobiele oplossing kon worden verbeterd.

What’s next?

Feedback blijven verzamelen om de gebruikerservaring en prestaties van de app voortdurend te verbeteren. Dit omvat het mogelijke gebruik van nieuwe functies die beschikbaar worden gemaakt in de SAP Fiori voor iOS-omgeving.
De efficiëntiewinst met de Scandit barcodeherkenning evalueren.
Analyse- en rapportagemogelijkheden ontwikkelen om inzicht te krijgen in de voorraadniveaus van consignaties, aanvullingen en verkoopprestaties, zodat de verkoopvertegenwoordiger zijn relatie met het ziekenhuis verder kan uitbouwen. Dit vereist verdere integratie in onze S/4 HANA en S/4 HANA Public Cloud omgevingen.

Geïnspireerd door deze case?

Neem contact met ons op om de eindeloze mogelijkheden van SAP Business Technology Platform te ontdekken en te zien welke oplossingen ideaal zijn voor uw specifieke bedrijfsbehoeften.

renaat.haleydt@amista.com

Hoe wij u inspireren

Hoe wij u helpen

Mobile App met SAP S/4HANA integratie bij Terumo

Klant

Locatie

Technologie

Over de klant