Hoge gebruikersadoptie en een vlotte SAP Cloud ERP migratie voor 250+ medewerkers dankzij change-gedreven aanpak
Change en adoptie als versneller van een technische migratie
Q8 besloot zijn bestaande SAP-omgeving te moderniseren en te migreren van SAP ECC naar SAP S/4HANA. Die overstap bood de mogelijkheid om vertrouwde data en processen te behouden, maar tegelijk te werken met een sneller, stabieler en toekomstgericht platform.
De aanleiding was technologisch, maar de echte uitdaging lag bij de mensen. Hoe zorg je dat meer dan 250 medewerkers, verspreid over verschillende landen, de nieuwe manier van werken begrijpen, accepteren en er vlot mee aan de slag kunnen?
Daarom koos Q8 ervoor om de technische implementatie te versterken met een even sterke focus op change en adoptie. Amista kreeg de rol om een lokaal begeleidingsprogramma uit te bouwen dat medewerkers vanaf het begin actief ondersteunt, betrekt en klaarstoomt voor de nieuwe werkwijze.
Uitdagingen vs. oplossing
- Een complex, internationaal project gestuurd vanuit Group IT in Italië.
- Meer dan 250 eindgebruikers die allemaal op een andere manier geraakt werden door de verandering.
- Behoefte aan duidelijke communicatie en lokale begeleiding in de Benelux.
- Leren omgaan met nieuwe user interfaces, processen en terminologie.
- De typische valkuil vermijden waarbij change pas start vlak voor go-live.
- Een change- en adoptietraject dat vanaf dag één meebewoog met de technische migratie.
- Heldere, consequente communicatie via meerdere kanalen voor rust en voorspelbaarheid.
- Actieve betrokkenheid van key users die draagvlak creëerden en teams mee trokken.
- Inzicht in noden en risico’s via readiness surveys en impactanalyses.
- Een blended learningaanpak met schaalbare e-learning voor sneller en consistenter opleiden.
- Sterke begeleiding tijdens hypercare waardoor issues snel opgepakt werden en weerstand uitbleef.
We wisten dat een ERP-migratie uitdagend zou zijn, maar door change van bij de start mee te nemen hebben we obstakels vermeden. De samenwerking met Amista zorgde voor gedragenheid en rust in het hele traject.
Resultaten
- Go-live zonder grote incidenten of weerstand
- Slechts enkele niet-kritieke tickets in de eerste weken
- Snellere systeemperformance en moderne interface
- Hoge user adoptie dankzij e-learning en betrokken key users
- Schaalbaar trainingsmodel dat Q8 nu zelf verder inzet
- Sterkere samenwerking tussen lokale teams en Group IT
Lessons learned
Wacht niet tot de techniek klaar is. Draagvlak bouw je vanaf het begin.
Ambassadeurs maken of kraken de adoptie. Geef hen een actieve rol.
Herhaal, verduidelijk en hou het simpel. Onzekerheid is de grootste weerstand.
Hoe sneller medewerkers feedback geven, hoe minder verrassingen bij go-live.
Met e-learning en blended training blijft kennis beschikbaar.
Positieve momenten versterken samenwerking, zeker in complexe trajecten.
Luister naar de podcast: Change Management als driver voor een succesvolle ERP-implementatie
In deze aflevering vertelt Elisabet Van Caeneghem hoe Q8 hun ERP-migratie succesvol maakte dankzij duidelijke communicatie, sterke betrokkenheid van key users en een doordacht change- en adoptietraject. Een eerlijk gesprek vol inzichten waar elke organisatie in transformatie zich in herkent.
Wil je technologie laten werken voor je mensen en niet omgekeerd?
Klant
Q8Locatie
Antwerp, BelgiumOver de klant
Q8 Petroleum is een internationale energieonderneming actief in de Benelux en daarbuiten. Het bedrijf beheert een uitgebreid netwerk van stations en mobiliteitsoplossingen en evolueert naar een moderne Sustainable Mobility Player. Met stevige groeiambities en een brede operationele scope is Q8 een gevestigde waarde in de sector.