Forte adoption utilisateur et migration SAP Cloud ERP fluide pour plus de 250 collaborateurs grâce à une approche centrée sur le changement
Le changement et l’adoption comme accélérateurs de la migration technique
Q8 a décidé de moderniser son environnement SAP existant et de migrer de SAP ECC vers SAP S/4HANA. Cette transition offrait la possibilité de conserver les données et les processus familiers, tout en travaillant avec une plateforme plus rapide, plus stable et à l’épreuve du temps.
La raison était technologique, mais le véritable défi résidait dans les personnes. Comment s’assurer que plus de 250 employés, répartis dans différents pays, comprennent et acceptent la nouvelle façon de travailler et puissent s’y mettre sans difficulté ?
C’est pourquoi Q8 a choisi de renforcer l’implémentation technique en mettant également l’accent sur le changement et l’adoption. Amista s’est vu confier la tâche de développer un programme de soutien local qui accompagne, implique et prépare activement les employés à la nouvelle méthode de travail dès le début.
Défis vs solution
- Un projet international complexe géré par le service informatique du groupe en Italie.
- Plus de 250 utilisateurs finaux, tous concernés par le changement à des degrés divers.
- Nécessité d’une communication claire et d’un soutien local au Benelux.
- Apprentissage des nouvelles interfaces utilisateur, des nouveaux processus et de la nouvelle terminologie.
- Éviter l’écueil classique qui consiste à ne commencer l’implémentation du changement que juste avant le lancement.
- Un processus de changement et d’adoption qui a suivi la migration technique dès le premier jour.
- Une communication claire et cohérente via plusieurs canaux pour plus de tranquillité d’esprit et de prévisibilité.
- Une implication active des utilisateurs clés qui ont créé un soutien et rallié les équipes.
- Une meilleure compréhension des besoins et des risques grâce à des enquêtes de préparation et des analyses d’impact.
- Une approche d’apprentissage mixte avec un e-learning évolutif pour une formation plus rapide et plus cohérente.
- Un soutien solide pendant la phase d’hypercare, garantissant que les problèmes étaient rapidement résolus et que les résistances étaient évitées.
Nous savions que la migration ERP serait difficile, mais en acceptant le changement dès le départ, nous avons évité les obstacles. Travailler avec Amista nous a assuré un soutien et une tranquillité d’esprit tout au long du processus.
Résultats
- Lancement sans incident majeur ni résistance
- Seulement quelques tickets non critiques au cours des premières semaines
- Performances système accrues et interface moderne
- Adoption élevée par les utilisateurs grâce à l’apprentissage en ligne et à l’engagement des utilisateurs clés
- Modèle de formation évolutif que Q8 continue d’utiliser aujourd’hui
- Collaboration renforcée entre les équipes locales et le service informatique du groupe
Lessons learned
N’attendez pas que la technologie soit prête. Obtenez le soutien nécessaire dès le début.
Les ambassadeurs peuvent faire ou défaire l’adoption. Donnez-leur un rôle actif.
Répétez, clarifiez et restez simple. L’incertitude est la plus grande résistance.
Plus les employés fournissent rapidement leurs commentaires, moins il y aura de surprises lors de l’entrée en service.
Grâce à l’apprentissage en ligne et à la formation mixte, les connaissances restent disponibles.
Les moments positifs renforcent la coopération, en particulier dans les processus complexes.
Écoutez le podcast : Change Management, moteur d’une implémentation ERP efficace
Dans cet épisode, Elisabet Van Caeneghem explique comment Q8 a réussi à migrer son système ERP grâce à une communication claire, à une forte implication des utilisateurs clés et à un processus de changement et d’adoption bien pensé. Une conversation honnête et riche en enseignements, à laquelle toute organisation en pleine transformation peut s’identifier.
Vous souhaitez que la technologie soit au service de vos collaborateurs, et non l’inverse ?
Client
Q8Localisation
Antwerp, BelgiumA propos de notre client
Q8 Petroleum est une entreprise énergétique internationale active au Benelux et au-delà. L’organisation exploite un vaste réseau de services de carburant et de mobilité et évolue vers un modèle de Sustainable Mobility Player. Avec de fortes ambitions de croissance et une large présence opérationnelle, Q8 est un acteur établi dans le secteur.