Geautomatiseerd factuurbeheer bij Heylen Group via SAP VIM
Waarom Heylen Group hulp nodig had
Naarmate de Heylen Group groeide, maakte het toenemende aantal rechtspersonen het beheer van de crediteurenadministratie steeds complexer. Dit leidde tot een proces dat veel handmatig werk vergde, ruimte bood voor menselijke fouten en het moeilijk maakte om het overzicht en de controle te behouden. Om deze uitdagingen aan te pakken, schakelde de Heylen Group Amista in om een schaalbare en geautomatiseerde oplossing te helpen ontwerpen en implementeren.
De uitdaging vs. de oplossing
- Handmatige en tijdrovende factuurverwerking (veel heen-en-weer-mailen)
- Complexe, op maat gemaakte workflows voor factuurgoedkeuring, escalatie en afhandeling van uitzonderingen
- Beperkt realtime inzicht in factuurstatussen en financiële gegevens
- Lange verwerkingstijden voor facturen
- Beheer van meer dan 150 boekhoudcodes
Tijdens een reeks workshops tussen Alluvion, powered by Amista*, en belanghebbenden van de Heylen Group werden de bedrijfsstructuur en de specifieke behoeften op het gebied van factuurautomatisering in kaart gebracht en vastgelegd. Dankzij deze bevindingen kon Amista een succesvolle implementatie van SAP Vendor Invoice Management (VIM) uitvoeren, ondersteund door Intelligent Capture for SAP (IC4SAP) voor geautomatiseerde factuurherkenning en -validatie.
Het project omvatte een volledige end-to-end VIM-implementatie, met inbegrip van:
- VIM Foundation
- VIM-factuuroplossing
- IC4SAP-integratie
*Alluvion is onderdeel van Amista sinds augustus 2025
Aangepaste uitbreidingen om de standaardmogelijkheden van VIM verder uit te breiden
Extra begrotingscontrole in de goedkeuringsprocedure:
- Deze controle zorgt er automatisch voor dat er een extra (management)goedkeuringsniveau in werking treedt wanneer facturen een vastgesteld budget overschrijden, waardoor de financiële controle wordt versterkt.
Goedkeuring op basis van de eigenaren van de kostenplaatsen:
- Facturen worden rechtstreeks doorgestuurd naar de verantwoordelijke kostenplaatsbeheerders, waardoor de verantwoordelijkheid voor de goedkeuring wordt afgestemd op de budgettaire verantwoordelijkheid, in plaats van naar de vooraf vastgestelde goedkeurders uit het bevoegdhedenoverzicht (COA) in een standaard VIM-oplossing.
Strikte scheiding tussen Heylen Group en Heylen Warehouses:
- Validatie- en AP-workflows, rapporten en toegangsrechten werden volledig gescheiden en beperkt door middel van autorisaties, waardoor de integriteit van de financiële gegevens in alle boekhoudkundige eenheden werd gewaarborgd.
Automatisering van scannen naar OCR:
- PDF-facturen die zijn opgeslagen op het documentbeheerplatform van het bedrijf worden automatisch gearchiveerd in SAP, waarna ze worden doorgestuurd naar IC4SAP. Daar worden de factuurgegevens automatisch vastgelegd via OCR met behulp van AI, waardoor een volledig digitale workflow ontstaat, van ontvangst tot boeking.
- Controleer of de blokkeringen voor de drievoudige controle zijn opgeheven voordat inkoopfacturen kunnen worden geboekt. Dit wijkt af van de standaardlogica in SAP, waarbij inkoopfacturen met een betalingsblokkering kunnen worden geboekt en pas achteraf voor betaling worden vrijgegeven wanneer de fouten in de drievoudige controle zijn verholpen.
De resultaten: operationele efficiëntie door automatisering
De samenwerking tussen Heylen Group en Amista heeft geleid tot een gestroomlijnd, transparant en geautomatiseerd factureringsproces voor meer dan 150 entiteiten.
De belangrijkste resultaten zijn onder meer:
- Geautomatiseerde factuurregistratie en -verwerking
- Kostenbesparing door minder handmatige tussenkomst in het gehele proces
- Aanzienlijk snellere verwerking, van ontvangst tot boeking
- Op maat gemaakte goedkeuringsworkflow geïntegreerd in VIM
- Verhoogde nauwkeurigheid door minder gegevensfouten dankzij OCR-gebaseerde herkenning, validatie en bedrijfsregels
- Duidelijke audittrails voor alle entiteiten
- Sterkere relaties met leveranciers door snellere en consistentere factuurverwerking, wat de samenwerking bevordert
Door het factuurbeheer voor meer dan 150 boekhoudcodes te digitaliseren en te automatiseren, heeft de Heylen Group volledig inzicht en controle gekregen over haar factuurproces.
De AP-teams van Heylen Group en Heylen Warehouses werken nu in een uniforme maar volledig gescheiden omgeving, waardoor zowel de efficiëntie als de naleving van het bedrijfsbeleid gewaarborgd zijn.
Door de technische expertise van Amista te combineren met Heylen’s toewijding aan digitale transformatie is een schaalbare oplossing ontstaan die zowel de operationele efficiëntie als het beheer verbetert. Deze implementatie gaat verder dan automatisering en legt de basis voor voortdurende verbetering en groei door het factuurbeheer binnen de hele organisatie te centraliseren.
De volgende stappen voor Heylen zijn het koppelen van SAP DRC aan SAP VIM, waardoor een volledige end-to-end-integratie van PEPPOL-facturen binnen de bestaande VIM-oplossing mogelijk wordt.
Laten we jouw verhaal als volgende maken!
Klant
Heylen GroupOver de klant
De Heylen Group is een Belgische investeringsmaatschappij met een gevarieerde portefeuille die zich uitstrekt over vastgoed, logistiek, productie en technologie. Een van haar belangrijkste dochterondernemingen, Heylen Warehouses, is gespecialiseerd in de ontwikkeling en het beheer van logistiek en industrieel vastgoed en is uitgegroeid tot een toonaangevende speler in de Benelux. Samen beheren zij meer dan 150 rechtspersonen binnen een gezamenlijk SAP-landschap.