Gestion automatisée des factures chez Heylen Group via SAP VIM
Pourquoi le groupe Heylen avait besoin d’aide
Au fur et à mesure que le groupe Heylen s’est développé, le nombre croissant de ses entités juridiques a rendu la gestion des comptes fournisseurs de plus en plus complexe. Il en résultait un processus qui exigeait un travail manuel considérable, ouvrait la voie à des erreurs humaines et rendait difficile le maintien d’une bonne visibilité et d’un contrôle efficace. Pour relever ces défis, le groupe Heylen s’est tourné vers Amista afin de concevoir et de mettre en œuvre une solution évolutive et automatisée.
Le défi face à la solution
- Traitement manuel et fastidieux des factures (nombreux échanges par courrier)
- Processus complexes et sur mesure pour la validation des factures, la remontée des problèmes et la gestion des exceptions
- Visibilité en temps réel limitée sur le statut des factures et les données financières
- Délais de traitement des factures trop longs
- Gestion de plus de 150 sociétés
À l’issue de plusieurs ateliers réunissant Alluvion, powered by Amista*, et les parties prenantes du groupe Heylen, la structure de l’entreprise et les besoins spécifiques en matière d’automatisation de la gestion des factures ont été identifiés et définis. Ces conclusions ont permis à Amista de mener à bien la mise en œuvre de la solution SAP Vendor Invoice Management (VIM), appuyée par Intelligent Capture for SAP (IC4SAP) pour la reconnaissance et la validation automatisées des factures.
Le projet comprenait la mise en œuvre complète d’un système VIM de bout en bout, couvrant :
- Fondation VIM
- Solution de facturation VIM
- Intégration IC4SAP
*Alluvion fait partie d’Amista depuis août 2025.
Extensions personnalisées visant à élargir encore davantage les fonctionnalités standard de VIM
Vérification supplémentaire du budget dans la logique de validation :
- Ce contrôle déclenche automatiquement une étape d’approbation supplémentaire (par un responsable) lorsque les factures dépassent un budget défini, ce qui renforce le contrôle financier.
Approbation en fonction des responsables des centres de coûts :
- Les factures sont transmises directement aux responsables des centres de coûts concernés, ce qui permet d’aligner la responsabilité de l’approbation sur la responsabilité budgétaire, au lieu de passer par les approbateurs prédéfinis dans le tableau des compétences (COA) d’une solution VIM standard.
Séparation stricte entre le groupe Heylen et Heylen Warehouses :
- Les processus de validation et de comptabilité analytique, les rapports et les droits d’accès ont été entièrement dissociés et soumis à des restrictions par le biais d’autorisations, garantissant ainsi l’intégrité des données financières dans toutes les sociétés.
Automatisation de la numérisation vers OCR :
- Les factures au format PDF stockées sur la plateforme de gestion documentaire de l’entreprise sont automatiquement archivées dans SAP avant d’être transmises à IC4SAP, où les données des factures sont automatiquement extraites par OCR à l’aide de l’IA, créant ainsi un flux de travail entièrement numérique, de la réception à la comptabilisation.
- Vérifiez que les blocages liés à la concordance des trois documents ont été résolus avant de pouvoir enregistrer les factures de commande. Cette procédure diffère de la logique SAP standard, selon laquelle les factures de commande peuvent être enregistrées malgré un blocage de paiement et sont ensuite validées pour paiement une fois les erreurs de concordance résolues.
Les résultats : une efficacité opérationnelle grâce à l’automatisation
La collaboration entre Heylen Group et Amista a permis de mettre en place un processus de facturation rationalisé, transparent et automatisé pour plus de 150 entités.
Parmi les principales réalisations, on peut citer :
- Enregistrement et extraction automatisés des factures
- Réduction des coûts grâce à la diminution des interventions manuelles tout au long du processus
- Traitement nettement plus rapide, de la réception de la facture à sa comptabilisation
- Processus d’approbation personnalisé intégré à VIM
- Amélioration de la précision grâce à la réduction des erreurs de données via la reconnaissance par OCR, la validation et les règles métier
- Pistes d’audit claires pour toutes les entités
- Renforcement des relations avec les fournisseurs grâce à un traitement plus rapide et plus cohérent des factures, favorisant ainsi la collaboration
En numérisant et en automatisant la gestion des factures pour plus de 150 sociétés, le groupe Heylen a acquis une visibilité et un contrôle total sur son processus de facturation.
Les équipes AP du groupe Heylen et de Heylen Warehouses travaillent désormais dans un environnement unifié mais totalement séparé, ce qui garantit à la fois l’efficacité et le respect des politiques de l’entreprise.
La combinaison de l’expertise technique d’Amista et de l’engagement de Heylen en faveur de la transformation numérique a donné naissance à une solution évolutive qui améliore à la fois l’efficacité opérationnelle et la gouvernance. Au-delà de l’automatisation, cette mise en œuvre jette les bases d’une amélioration continue et d’une croissance durable en centralisant la gestion des factures à l’échelle de l’organisation.
Les prochaines étapes pour Heylen consistent à relier SAP DRC à SAP VIM, afin de permettre une intégration complète de bout en bout des factures PEPPOL au sein de la solution VIM existante.
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Client
Heylen GroupA propos de notre client
Le groupe Heylen est une société d'investissement belge disposant d'un portefeuille diversifié couvrant l'immobilier, la logistique, la production et la technologie. L'une de ses principales filiales, Heylen Warehouses, est spécialisée dans le développement et la gestion d'actifs immobiliers logistiques et industriels et est devenue un acteur de premier plan au Benelux. Ensemble, elles gèrent plus de 150 entités juridiques au sein d'un environnement SAP commun.