Implementatie van SAP Enable Now voor het maken van trainingsmateriaal bij Fluvius

Fluvius SAP Enable Now case with Amista

Klant

Fluvius

Locatie

Melle, Belgium

Technologie

SAP Enable Now

Over de klant

Fluvius builds and manages the public utility lines in the Flemish streets that bring electricity, natural gas, sewerage, cable distribution and heat to its customers. The company ensures that customers are connected to those networks. For a smooth flow of energy, waste water and data. Fluvius also manages public lighting in Flemish cities and municipalities. They work in all Flemish cities and municipalities, with approximately 5.000 colleagues.

Challenges & Scope

Binnen Fluvius bestaat de wens om snel, efficiënt en wendbaar te schakelen door in korte tijd een groot aantal interne en externe medewerkers te trainen in de nieuw gebouwde SAP systemen (Fluvia projecten).

Om dit te verbeteren wordt gezocht naar een ondersteunende tool om hiervoor trainingsmateriaal te maken. Met deze klantuitdaging in het achterhoofd is een Proof of Value (POV) opgezet die loopt van oktober 2019 tot december 2019. Tijdens deze POV was de scope vooral om alle facetten van SAP Enable Now te ontdekken.
Voor verschillende afdelingen, zoals HR en Inkoop, is content gecreëerd in verschillende vormen: e-learnings, simulaties (en verschillende modi), quizzen, rondleidingen (Web Assistant), documentatie, MP4 video’s, ….

Na een positieve evaluatie is het project in februari 2020 opnieuw van start gegaan.
De reikwijdte verschuift naar twee grote onderdelen:

SAP Enable Now implementatie

  • IT-instellingen: Single Sign-On, Web Assistant, verbinding met Fluvius LMS, workflow SAP NL,…
  • Hulpmiddelen: resoluties, tekststijlen, trainer, sjablonen, opmaak documentatie,…
  • Amista ZEN Best Practice-structuur
  • Auteurs opleiden: opleiding over Manager, Instant Producer, Producer, Workflow, …
  • Documentatie schrijven: handleidingen, FAQ’s, …

SAP Enable Now content creatie

Voor verschillende afdelingen zoals:

  • Inkoop
  • HR – SAP SuccessFactors
  • Financiën
  • Activa
Fluvius workflow in Enable Now

Een nieuwe leercultuur

Fluvius heeft de ambitie om over te schakelen naar een nieuwe leercultuur en alle interne en externe medewerkers op een snelle en efficiënte manier te trainen op de nieuwe SAP-systemen door gebruik te maken van SAP Enable Now, voor de creatie van al het IT-gerelateerde trainingsmateriaal.

Bij de implementatie van SAP Enable Now houden we rekening met de nieuwe leercultuur binnen Fluvius, namelijk Learning 2.0. In deze leercultuur wordt gekozen voor een blended learning aanpak. Zelfstandig leren staat centraal, met focus op “on-demand & just in time”. De Fluvius-medewerker kan online content raadplegen wanneer hij/zij daar nood aan heeft en kan dit op zijn eigen tempo bekijken. Fluvius gebruikt verschillende tools om online inhoud te creëren (bv. korte e-learnings), waaronder SEN als extra tool.

Naast zelfstandig leren blijft klassikale training deel uitmaken van de leeraanpak (blended). Tijdens deze klassikale trainingen krijgen de leerlingen de kans om vragen te stellen of oefeningen te maken over de dingen die ze al hebben geleerd in de e-learnings. Deze klassikale training is face-to-face en voelt dus nog steeds vertrouwd aan voor de Fluvius-medewerkers.

De verandering in leeraanpak gebeurt dus geleidelijk, maar de nadruk ligt op zelfstandig leren. Daarom moet deze verandering ook worden erkend bij het creëren van inhoud met SEN.

Oplossing

Met het oog op de nieuwe leeraanpak (Leren 2.0) heeft het projectteam een aanpak geformuleerd die we gebruiken bij de start van contentcreatie voor een bepaald Fluvia-project. Binnen Fluvius is een verantwoordelijke (Product Owner SEN) aangesteld om intakes te houden met de verschillende Fluvia projecten. Tijdens deze intakes worden de SAP Enable Now tool en de aanpak van Fluvius Academy uitgelegd. Vervolgens wordt een bijeenkomst georganiseerd met de verschillende partijen: Product Owner SEN, toegewezen Amista Consultant/medewerker Fluvius Academy, verantwoordelijke Fluvia project, SPOC’s, …. Tijdens deze vergadering wordt een ruwe schets gemaakt van hoe de e-learning eruit moet komen te zien (op basis van mindmapping en storyboarding) en worden verdere afspraken gemaakt.

Taken:

  • De product owner leidt de intake en de eerste vergadering. Zij neemt sporadisch deel aan de statusmeetings en beoordeelt het eindresultaat.
  • De verantwoordelijke voor het Fluvia-project zorgt ervoor dat de input van de SPOC’s op tijd geleverd wordt en volgt de statusvergaderingen op & helpt bij het beoordelen van het eindproduct.
  • De SPOC’s leveren de input aan de SEN Consultant (medewerker Fluvius Academy en/of externe Amista Consultant). Soorten input: simulaties (gemaakt met
  • Instant Producer), teksten, screenshots, quizvragen, … Ze ondersteunen bij het opbouwen van de e-learning en beoordelen het eindproduct.
  • De SPOC’s worden eerst getraind in Instant Producer door de externe Amista consultant en kunnen daarna vragen stellen aan deze persoon.
  • De SEN Consultant (medewerker Fluvius Academy en/of externe Amista Consultant) maakt de e-learning met SAP Enable Now (Producer) op basis van de input van de SPOCs. Ze optimaliseren de simulaties die door de SPOC’s zijn gemaakt. Zij vragen om feedback tijdens de statusvergaderingen en passen alle feedback toe.
  • Zij zijn het aanspreekpunt voor alle vragen over SAP Enable Now.

Het doel is om SAP Enable Now te gebruiken als ondersteunende tool voor de creatie en distributie van al het IT- en SAP-gerelateerde trainingsmateriaal en Online Support Content (SAP Companion).

Christel Heylen – Team lead bij Fluvius

Dankzij de expertise van de Amista-consultants zijn we erin geslaagd SAP Enable Now te implementeren met alle technische instellingen en gestructureerd Fluvius-materiaal op basis van de Amista ZEN Best Practice, zodat Fluvius Academy zich kan richten op de creatie van gecombineerde e-learnings.

Nathan Overmeire – Expert innovatief opleiden at Fluvius
Fluvius header case

Voordelen

  • Gemengd leren: Het doelpubliek vergaart kennis op verschillende manieren. Naast de eigenlijke coaching en klassikale training stelt het project alle werknemers in staat om zichzelf zelfstandig te trainen met beschikbare e-learnings, instructie-opnames, quizzen.
  • Eén leerplatform: Alle materialen worden opgeslagen op één Learning Management Systeem dat zeer gemakkelijk toegankelijk is via het Fluvius Intranet en duidelijk gestructureerd is.
  • Online ondersteuning voor alle SAP toepassingen: Wanneer u een specifieke SAP transactie gebruikt/werkt, kan de Web Assistant geactiveerd worden voor onmiddellijke en dringende ondersteuning.
  • SPOC’s: De SPOC’s hebben een belangrijke rol in het leveren van input (simulaties, kennis). Door nauw samen te werken met de SEN Consultants voelen ze zich betrokken bij het project en voelen ze zich betrokken en gemotiveerd bij het geven van training aan de gebruikers van de afdeling.
  • Instant Producer beschikbaar voor alle medewerkers: Door toegang te geven tot deze tool kunnen medewerkers informeel trainingsmateriaal (zoals simulaties, werkinstructies, ….) maken en delen met collega’s. SAP Enable Now is een gebruiksvriendelijke tool om al het bestaande Word-materiaal (schermafbeeldingen) te vervangen door een efficiëntere manier door simulaties te maken.
Fluvius case

Resultaat

In het kort kunnen we de bedrijfsresultaten van dit project als volgt samenvatten:

  1. Winst in efficiëntie en productiviteitsverbetering: de tijd om werknemers te trainen is drastisch verminderd – in korte tijd kunnen we veel werknemers (tegelijkertijd) trainen
  2. Daling van de kosten voor klassikale training
  3. Een gestructureerde manier om interne en externe medewerkers te trainen
  4. Omarmde digitale leercultuur binnen de organisatie
  5. E-Learning in combinatie met Change Management leidt tot meer gebruikersadoptie van nieuwe SAP systemen
  6. Eén algemeen overzicht in het Fluvius Intranet

Neem contact met ons op voor de mogelijkheden

Wil je na het lezen van deze referenties over SAP Business One weten welke SAP oplossing het beste bij jouw type organisatie & budget past?

Neem dan contact met ons op!

Contacteer ons