Mise en œuvre de SAP Enable Now pour la création de matériel de formation chez Fluvius
Client
FluviusLocalisation
Melle, BelgiumIndustrie
Services PublicsTechnologie utilisée
SAP Enable NowA propos de notre client
Fluvius construit et gère les lignes de services publics dans les rues flamandes qui amènent l'électricité, le gaz naturel, les égouts, la télédistribution et le chauffage à ses clients. L'entreprise veille à ce que les clients soient raccordés à ces réseaux. Pour une circulation fluide de l'énergie, des eaux usées et des données. Fluvius gère également l'éclairage public dans les villes et communes flamandes. Fluvius travaille dans toutes les villes et communes flamandes, avec environ 5.000 collègues.
Défis et portée
Au sein de Fluvius, on souhaite passer rapidement, efficacement et de manière agile à la formation d’un grand nombre de collaborateurs internes et externes aux nouveaux systèmes SAP (projets Fluvia) sur une courte période.
Pour améliorer cette situation, un outil de soutien est recherché pour créer du matériel de formation. Avec ce défi client à l’esprit, une preuve de valeur (POV) a été mise en place, se déroulant d’octobre 2019 à décembre 2019. Lors de cette POV, le périmètre était principalement de découvrir toutes les facettes de SAP Enable Now.
Pour plusieurs départements, tels que les RH et les Achats, des contenus ont été créés sous différentes formes : e-learnings, simulations (et différents modes), quiz, visites guidées (Web Assistant), documentation, vidéos MP4, ….
Après une évaluation positive, le projet a redémarré en février 2020.
Le champ d’application s’articule autour de deux composantes principales :
- Configuration informatique : Single Sign-On, Web Assistant, connexion avec Fluvius LMS, workflow SAP EN,…
- Ressources : résolutions, styles de texte, formateur, modèles, mise en page de la documentation,…
- Structure des meilleures pratiques d’Amista ZEN
- Former les auteurs : formation sur Manager,
- Instant Producer, Producer, Workflow, …
- Rédiger la documentation : manuels, FAQ, …
Pour différents services tels que
- Achat
- RH – SAP SuccessFactors
- Finances
- Actifs
- …
Une nouvelle culture de l’apprentissage
L’ambition de Fluvius est de passer à une nouvelle culture d’apprentissage et de former tous les employés internes et externes de manière rapide et efficace sur les nouveaux systèmes SAP en utilisant SAP Enable Now, pour la création de tout le matériel de formation lié à l’informatique.
Lors de la mise en œuvre de SAP Enable Now, nous tenons compte de la nouvelle culture d’apprentissage au sein de Fluvius, à savoir Learning 2.0. Dans cette culture d’apprentissage, une approche d’apprentissage mixte est choisie. L’apprentissage indépendant est central, avec un accent sur « on-demand & just in time » (à la demande et juste à temps). L’employé de Fluvius peut consulter le contenu en ligne quand il en a besoin et à son propre rythme. Fluvius s’appuie sur différents outils pour créer du contenu en ligne (par exemple, de courtes formations en ligne), y compris le SEN en tant qu’outil supplémentaire.
Outre l’apprentissage autonome, la formation en classe fait toujours partie de l’approche d’apprentissage (mixte). Au cours de ces formations en classe, les apprenants ont la possibilité de poser des questions ou de faire des exercices sur les choses qu’ils ont déjà apprises dans les formations en ligne. Ces formations en classe se déroulent en face à face, de sorte que les employés de Fluvius s’y sentent encore familiers.
Le changement d’approche de l’apprentissage se fait donc progressivement, mais l’accent est mis sur l’apprentissage autonome. C’est pourquoi ce changement doit également être pris en compte lors de la création de contenu avec SEN.
Solution
Compte tenu de la nouvelle approche de l’apprentissage (Learning 2.0), l’équipe de projet a formulé une approche que nous utilisons au début de la création de contenu pour un projet Fluvia particulier. Au sein de Fluvius, un responsable (Product Owner SEN) a été désigné pour organiser des rencontres avec les différents projets Fluvia. Au cours de ces réunions, l’outil SAP Enable Now et l’approche de la Fluvius Academy sont expliqués. Ensuite, une réunion est organisée avec les différentes parties : Product Owner SEN, Consultant Amista/employé Fluvius Academy désigné, projet Fluvia responsable, SPOCs, … Au cours de cette réunion, une esquisse de l’aspect de l’apprentissage en ligne est réalisée (sur la base de la cartographie mentale et du storyboard) et d’autres dispositions sont prises.
Tâches :
- Le propriétaire du produit dirige l’accueil et la première réunion. Il participe sporadiquement aux réunions d’avancement et évalue le résultat final.
- La personne responsable du projet Fluvia veille à ce que les contributions des SPOC soient livrées à temps, surveille les réunions d’avancement et participe à l’évaluation du produit final.
- Les SPOC fournissent les données au consultant SEN (employé de la Fluvius Academy et/ou consultant externe d’Amista). Types d’apports : simulations (réalisées avec Instant Producer), textes, captures d’écran, questions de quiz, … Ils contribuent à la construction de l’apprentissage en ligne et évaluent le produit final.
- Les SPOC sont d’abord formés à Instant Producer par le consultant externe d’Amista et peuvent ensuite poser des questions à cette personne.
- Le consultant SEN (employé de Fluvius Academy et/ou consultant Amista externe) crée l’e-learning avec SAP Enable Now (Producer) sur la base des données fournies par les SPOC. Il optimise les simulations faites par les SPOC. Il demande un retour d’information lors des réunions de statut et applique tout retour d’information. Ils sont le point de contact pour toutes les questions concernant SAP Enable Now.
L’objectif est d’utiliser SAP Enable Now comme outil de soutien pour la création et la distribution de tout le matériel de formation lié aux technologies de l’information et à SAP et du contenu de support en ligne (SAP Companion).
Grâce à l’expertise des consultants d’Amista, nous avons réussi à mettre en œuvre SAP Enable Now avec tous les paramètres techniques et les matériaux de marque de Fluvius structurés, sur la base des meilleures pratiques ZEN d’Amista, de sorte que Fluvius Academy puisse se concentrer sur la création d’e-Learnings combinés.
Avantages
- Apprentissage mixte : Le public cible acquiert des connaissances de différentes manières. En plus du coaching et de la formation classique, le projet permet à tous les employés de se former de manière indépendante grâce aux formations en ligne, aux enregistrements de cours et aux quiz disponibles.
- Une plateforme d’apprentissage unique : Tous les supports sont stockés sur un système de gestion de l’apprentissage qui est accessible très facilement via l’intranet de Fluvius et qui a été structuré de manière claire.
- Support en ligne pour toutes les applications SAP : Lors de l’utilisation d’une transaction SAP spécifique, l’assistant Web peut être activé pour une assistance immédiate et urgente.
- SPOCs : Les SPOC ont un rôle important à jouer dans l’apport de données (simulations, connaissances). En travaillant en étroite collaboration avec les consultants SEN, ils se sentent impliqués dans le projet et se sentent engagés et motivés lorsqu’ils donnent des formations aux utilisateurs du département.
- Producteur instantané disponible pour tous les employés : En donnant accès à cet outil, les employés peuvent créer et partager du matériel de formation informel (comme des simulations, des instructions de travail, ….) avec leurs collègues. SAP Enable Now est un outil convivial qui permet de remplacer tous les documents
- Word existants (captures d’écran) par des simulations plus efficaces.
Résultats
En bref, nous pouvons résumer les résultats commerciaux de ce projet comme suit :
- Gain d’efficacité et amélioration de la productivité : le temps nécessaire à la formation des employés est considérablement réduit – en peu de temps, nous pouvons former un grand nombre d’employés (en même temps).
- Diminution des coûts de formation en classe
- Une méthode structurée de formation des employés internes et externes
- Adoption d’une culture d’apprentissage numérique au sein de l’organisation
- L’apprentissage en ligne combiné à la gestion du changement permet d’augmenter l’adoption des nouveaux systèmes SAP par les utilisateurs.
- Un aperçu général dans l’intranet de Fluvius
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