Since 1988, Colas Belgium has been part of the Colas Group, a world leader in the construction and maintenance of transport infrastructures. Colas Belgium's activities focus on urban planning, construction and maintenance of road, railway, airport, port, industrial and logistics infrastructures.
Colas Belgium is een toonaangevend bedrijf in de bouwsector, gespecialiseerd in wegenbouw, onderhoud en infrastructuurprojecten. Met een aanzienlijk volume aan facturen en creditnota’s die jaarlijks verwerkt moeten worden, zocht Colas Belgium een oplossing om hun facturatiesysteem te digitaliseren, hun activiteiten te stroomlijnen en de toegankelijkheid tot factuurinformatie te verbeteren. Daarnaast wilden ze hun financiële systeem integreren, eerst CODA en later JD Edwards ERP, en een verbinding tot stand brengen met het backendsysteem van Jocari voor een efficiënte matching van facturen en leveringsbonnen.
Colas Belgium werd geconfronteerd met verschillende uitdagingen in hun facturatieproces. Ten eerste leidde de handmatige verwerking van facturen en creditnota’s tot tijdrovende en foutgevoelige gegevensinvoer.
Daarnaast ontbrak het de locatiemanagers aan een handige methode om facturen digitaal in te zien en te controleren. Het gebrek aan integratie tussen het financiële systeem en het backendsysteem leidde tot inefficiëntie en verhoogde het risico op discrepanties tussen facturen en leveringsnota’s.
Colas Belgium zocht een oplossing die deze uitdagingen zou aanpakken, de efficiëntie zou verbeteren, het aantal fouten zou verminderen en een naadloze workflow tussen de systemen tot stand zou brengen.
De RecoMatics Document Suite van Amista stelde Colas Belgium in staat om hun facturatieproces te digitaliseren, hun activiteiten te stroomlijnen en de toegankelijkheid tot factuurinformatie te verbeteren.
Door de factuurverwerking te automatiseren, te integreren met CODA en Jocari en een veilig digitaal archief aan te bieden, verbeterde de oplossing de efficiëntie, verminderde het aantal fouten en werd een naadloze workflow tussen systemen tot stand gebracht.
Met de cloud-gebaseerde oplossing van Amista ondervond Colas België de voordelen van schaalbaarheid en flexibiliteit, wat de weg vrijmaakte voor een mogelijke toekomstige uitrol in andere landen en entiteiten binnen de Colas Groep.
Onze medewerkers zijn zeer blij, de verwerkingstijd van de facturen is nu veel korter en onze leveranciers zijn vlugger betaald. De uniformiteit tussen de verschillende landen bij Colas is een groot pluspunt. De samenwerking is super! Ze hebben een betrouwbare support met snelle reactie van het team en kunnen zich aanpassen aan onze groei.
Amista stelde een uitgebreide oplossing voor om aan de eisen van Colas Belgium te voldoen en hun uitdagingen te overwinnen. De oplossing omvatte de volgende hoofdcomponenten:
In detail
Uitgaande e-facturen zijn gekoppeld via xml: Colas verzend een xml en wij bezorgen feedback terug via meerdere xml-bestanden naar Colas. Zo’n feedback kan bijvoorbeeld aangeven dat hun XML informatie mist.
Bovendien ontvangt Colas feedback over waar de factuur zich bevindt in het Peppol-netwerk. Dit omvat feedback over ontvangst, afwijzing, aanvaarding en betaling, alsook de verzonden of geleverde status van mail.
Colas kan zo op ieder moment precies zien waar hun factuur zich bevindt in de applicatie.
Wilt u na het lezen van deze referenties over RecoMatics Document Suite, weten welke Amista oplossing het best past bij uw type organisatie & budget?
Neem dan contact op met een Intelligent Document Processing specialist.