Home Cases Snellere klantoplevering en minder compliance-risico dankzij intelligent informatiemanagement met M-Files

Snellere klantoplevering en minder compliance-risico dankzij intelligent informatiemanagement met M-Files

Hun oorspronkelijke situatie

BDO België, een toonaangevend professioneel dienstverleningsbedrijf, worstelde met meerdere afdelingen, honderden werknemers en een groeiende hoeveelheid gevoelige informatie. Maar de bestaande tools hielden hen tegen.

Het team van Tax Consultancy vertrouwde op een verouderde SharePoint-omgeving die het moeilijk maakte om sjablonen te beheren, versiebeheer te handhaven en consistente communicatie naar klanten te leveren. Ondertussen zat de IT-afdeling vast aan een verouderd documentbeheersysteem dat flexibiliteit miste, beperkte transparantie bood en interne processen vertraagde.

Handmatige workarounds werden de norm. De efficiëntie leed eronder. Teams verloren tijd met het zoeken naar documenten in plaats van zich te concentreren op werk van hogere waarde. BDO wist dat het tijd was voor een slimmere aanpak.

Waarom GeONE (Powered by Amista) en M-Files

BDO ging een partnerschap aan met GeONE, powered by Amista, om een gedurfde stap voorwaarts te zetten. Het doel was niet alleen om software te vervangen. Het was om de manier waarop informatie door de organisatie stroomt opnieuw vorm te geven.

Ze kozen voor M-Files, een metadata-gebaseerd platform dat ervoor zorgt dat informatie gemakkelijk te vinden en te beheren is, ongeacht waar het is opgeslagen. Wat opviel was de eenvoud: gebruikers hoeven niet te weten waar iets is opgeslagen, alleen wat het is. Die verschuiving maakte het verschil.

GeONE en Amista brachten niet alleen de technologie, maar ook diepgaand inzicht in processen en een no-nonsense implementatieaanpak. Die combinatie van productexpertise en hands-on begeleiding gaf BDO het vertrouwen om snel vooruit te gaan.

Uitdagingen vs Oplossing

De uitdagingen waren duidelijk:

  • Gebrek aan versiebeheer
  • Inefficiënte handmatige processen
  • Versnipperde opslag van documenten
  • Slechte traceerbaarheid en risico van niet-naleving
  • Druk om consistente klantenservice van hoge kwaliteit te leveren

De oplossing:

  • Een gecentraliseerd, intelligent systeem dat meerdere afdelingen bedient, waaronder HR, Legal, IT, Finance en Tax Consultancy
  • Geautomatiseerde workflows die terugkerende taken elimineren
  • Sterker beheer met sjabloonbeheer en controletrajecten
  • Snellere toegang tot informatie met intuïtief zoeken in verschillende systemen
  • Naadloze integratie in BDO’s bestaande Microsoft ecosysteem

Het resultaat was een schaalbare oplossing op maat van de complexe behoeften van BDO.

De aanpak van GeONE (powered by Amista) heeft vanaf het begin indruk gemaakt. Ze begrijpen onze processen en werkmethoden en hebben een scherp gevoel voor waar onze uitdagingen liggen. De mogelijkheden, eenvoud en toekomstbestendigheid van M-Files in combinatie met de aanpak en kennis van GeONE zullen ons een grote efficiëntieslag geven.

Marnix Weusten, partner and Head of Knowledge Management & Tax Innovation

Geleerde lessen vs. bedrijfsimpact

Wat BDO onderweg heeft geleerd, is dat echte digitale transformatie begint met de juiste mentaliteit. Door oude gewoonten aan te vechten en nauw samen te werken met een partner die zowel bedrijfsprocessen als technologie begrijpt, waren ze in staat om echte operationele waarde te ontsluiten.

De impact spreekt voor zich:

Snellere doorlooptijd voor deliverables van klanten

Verhoogde interne efficiëntie en samenwerking

Minder risico’s en betere naleving

Een flexibel platform dat kan meegroeien met het bedrijf

Met M-Files en Amista is transformatie niet alleen mogelijk. Het is praktisch.

Wat begon met één afdeling is nu uitgegroeid tot een organisatiebrede upgrade in de manier waarop BDO met informatie omgaat.
Teams zijn sterker geworden. Klanten worden beter bediend. En BDO is klaar voor de volgende stap.

Benieuwd wat M-Files voor jouw organisatie kan betekenen?

Boek een consultatie voor M-Files

Klant

BDO

Technologie

M-Files

Over de klant

BDO België is een internationaal actief adviesbureau met een stevige reputatie in financiële dienstverlening en aanvullend, gespecialiseerd advies om klanten te ondersteunen naar toekomstbestendige en duurzame groei. BDO heeft momenteel meer dan 950 partners en medewerkers verspreid over heel België. BDO heeft in België 14 vestigingen en maakt deel uit van een sterk internationaal netwerk met een team van experts van meer dan 110.000 partners en medewerkers, actief in 164 landen.