Livraison client plus rapide et réduction des risques de conformité grâce à une gestion intelligente de l’information avec M-Files
Leur situation initiale
BDO Belgique, une société de services professionnels de premier plan, jonglait avec plusieurs départements, des centaines d’employés et un volume croissant d’informations sensibles. Mais les outils en place les freinaient.
L’équipe de conseil fiscal s’appuyait sur un environnement SharePoint obsolète qui rendait difficile la gestion des modèles, le contrôle des versions et la diffusion de communications cohérentes aux clients. Pendant ce temps, le département informatique était coincé avec un ancien système de gestion des documents qui manquait de flexibilité, offrait une transparence limitée et ralentissait les processus internes.
Les solutions de contournement manuelles sont devenues la norme. L’efficacité en a souffert. Les équipes perdaient du temps à rechercher des documents au lieu de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. BDO savait qu’il était temps d’adopter une approche plus intelligente.
Pourquoi GeONE (Powered by Amista) et M-Files ?
BDO s’est associé à GeONE, powered by Amista, pour faire un pas en avant audacieux. L’objectif n’était pas seulement de remplacer un logiciel. Il s’agissait de remodeler la façon dont l’information circule dans l’organisation.
L’entreprise a choisi M-Files, une plateforme basée sur les métadonnées qui facilite la recherche et la gestion des informations, quel que soit l’endroit où elles sont stockées. Ce qui a retenu l’attention, c’est la simplicité : les utilisateurs n’ont pas besoin de savoir où l’information est sauvegardée, mais seulement de quoi il s’agit. Ce changement a fait toute la différence.
GeONE et Amista ont apporté non seulement la technologie, mais aussi une connaissance approfondie des processus et une approche de mise en œuvre pragmatique. Cette combinaison d’expertise produit et de conseils pratiques a donné à BDO la confiance nécessaire pour aller de l’avant, rapidement.
Défis et solutions
- Absence de contrôle des versions
- Processus manuels inefficaces
- Stockage fragmenté des documents
- Traçabilité insuffisante et risque de non-conformité
- Pression pour fournir un service cohérent et de haute qualité aux clients
- Un système centralisé et intelligent au service de plusieurs départements, notamment les RH, le service juridique, l’informatique, la finance et le conseil fiscal.
- Des flux de travail automatisés qui éliminent les tâches répétitives
- Une gouvernance plus forte grâce à la gestion des modèles et aux pistes d’audit
- Un accès plus rapide à l’information grâce à une recherche intuitive dans tous les systèmes
- Intégration transparente dans l’écosystème Microsoft existant de BDO
Le résultat a été une solution évolutive adaptée aux besoins complexes de BDO.
L’approche de GeONE (powered by Amista) nous a impressionnés dès le départ. Ils comprennent nos processus et nos méthodes de travail et ont un sens aigu des défis à relever. Les capacités, la simplicité et l’évolutivité de M-Files, combinées à l’approche et aux connaissances de GeONE, vont nous permettre de gagner en efficacité.
Enseignements tirés et impact sur l’entreprise
Ce que BDO a appris en cours de route, c’est qu’une véritable transformation numérique commence par un bon état d’esprit. En remettant en question les vieilles habitudes et en travaillant en étroite collaboration avec un partenaire qui comprend à la fois les processus d’entreprise et la technologie, ils ont été en mesure de débloquer une véritable valeur opérationnelle.
L’impact parle de lui-même :
Ce qui a commencé par un département s’est transformé en une amélioration de la manière dont BDO traite les informations à l’échelle de l’organisation.
Les équipes sont responsabilisées. Les clients sont mieux servis. Et BDO est prêt pour la suite.
Vous vous demandez ce que M-Files peut faire pour votre organisation ?
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M-FilesA propos de notre client
BDO Belgique est une société de conseil active à l'échelle internationale qui jouit d'une solide réputation dans le domaine des services financiers et qui offre des conseils complémentaires et spécialisés pour aider ses clients à atteindre une croissance durable et à l'épreuve du temps. BDO compte actuellement plus de 950 associés et employés en Belgique. BDO possède 14 bureaux en Belgique et fait partie d'un solide réseau international composé d'une équipe d'experts de plus de 110.000 associés et employés, actifs dans 164 pays.