Duitse e-facturering wordt verplicht: 7 dingen die je moet weten
1. De verplichting geldt voor binnenlandse B2B
De regels zijn van toepassing wanneer zowel de leverancier als de klant zijn gevestigd in Duitsland, of een Duitse vaste vestiging hebben.
B2C valt buiten de scope en ook facturen onder €250, vervoersbewijzen en bepaalde vrijgestelde leveringen. Kleinondernemers (btw-vrijgestelde kleine bedrijven) hoeven geen e-facturen uit te geven.
2. De deadline hangt af van jouw omzet
Ontvangst is verplicht sinds 1 januari 2025. Voor uitgifte, geldt de regel:
Bedrijven met een omzet boven de €800K moeten e-facturen versturen vanaf 1 januari 2027.
Bedrijven onder de €800K hebben tot 1 januari 2028. PDF- en papieren facturen zijn nog steeds toegestaan tot het einde van 2027, maar alleen als de ontvanger akkoord gaat.
3. Ontvangst is al actief, maar het is geen groot probleem
Sinds 1 januari 2025 moet elk Duits bedrijf in staat zijn om e-facturen te ontvangen. Geen toestemming van de ontvanger is vereist, en ook geen zwaar systeem: een mailbox is voldoende. De echte inspanning ligt aan de uitgifte kant.
4. Het formaat is vast, het netwerk niet
Jouw e-factuur moet voldoen aan de Europese standaard EN 16931. De toegestane formaten zijn XRechnung, ZUGFeRD, Peppol en EDIFACT. Duitsland voorschrijft echter geen netwerk: verzender en ontvanger stemmen gewoon af hoe ze het naar elkaar verzenden. In de praktijk is dat Peppol, e-mail, EDI of een portal.
5. De 3 formaten die er echt toe doen
pure XML-bestand, niet leesbaar door een mens, verplicht voor B2G sinds 2020, uitgewisseld via r Peppol netwerk.
een hybride PDF met XML ingebed. Mensen lezen de PDF, software kan de XML lezen. Populair omdat het visuele document bewaard blijft zoals elk ander PDF-bestand.
pure XML, en zowel een formaat als een netwerk tegelijkertijd. De standaard voor grensoverschrijdende uitwisseling binnen de EU.
6. Het Duitse landschap is hybride en gefragmenteerd
Omdat de wet geen netwerk verplicht, mag elke handelspartner een ander kanaal gebruiken. De praktische aanpak: stem het kanaal vooraf af met jouw leveranciers en klanten. Peppol waar je kunt, e-mail als back-up. Die twee kanalen dekken de overgrote meerderheid. Vergeet niet: je bent niet wettelijk verplicht om portals of EDI te ondersteunen.
7. Archiveer je facturen gedurende minimaal 8 jaar
De originele, gestructureerde e-factuur moet onveranderd en machineleesbaar worden bewaard gedurende minimaal acht jaar. Een digitaal archief is daarom geen luxe, het is deel van de vereiste.
Klaar om de volgende stap te zetten?
Amista helpt bedrijven met een Duitse entiteit om op tijd compliant te worden, zonder jouw ERP te vervangen.