Vandaag is e-facturatie al verplicht in België in de Business-to-Government (B2G) context, d.w.z. bij facturatie aan lokale en federale overheden. De Vlaamse overheid was de eerste die deze verplichting invoerde in 2017. Maar hoe zit het met de B2B-verplichting?
Een elektronische factuur (ook wel e-factuur of e-invoice genoemd) is een factuur die digitaal wordt aangemaakt, verzonden, ontvangen en opgeslagen. Dit gebeurt geautomatiseerd tussen verschillende softwaresystemen zonder handmatige tussenkomst.
De elektronische factuur moet voldoen aan een standaard zodat deze automatisch verwerkt kan worden door verschillende softwaresystemen aan de kant van verzender en ontvanger. Binnen Europa zijn afspraken vastgelegd in een raamwerk genaamd Peppol. Dit raamwerk beschrijft een gestandaardiseerd formaat voor facturen (UBL-formaat), regels, netwerk en juridische aspecten.
Verplichte e-facturatie voor openbare aanbestedingen
Alle aanbestedende overheden moeten e-facturen accepteren
Accepteert niet langer PDF- of Word-facturen. Alleen e-facturen of op papier.
Verplichte e-facturatie voor openbare aanbestedingen > Europese drempel
Verplichte e-facturatie voor openbare aanbestedingen > 30K€
Verplichte e-facturatie voor alle openbare aanbestedingen
Begin op tijd met de voorbereidingen!
Minister van Financiën Vincent Van Peteghem heeft een voorstel opgesteld voor verplichte e-facturen tussen bedrijven in de strijd tegen fraude en administratieve lasten.
De stap naar e-facturatie is belangrijk om de btw-kloof, het verschil tussen verwachte en werkelijke btw-inkomsten, te verkleinen.
De Europese Commissie heeft aangekondigd dat de btw-kloof in België in 2020 4,8 miljard euro of 14% bedraagt. Dit betekent dat België het beduidend slechter doet dan zijn buurlanden Nederland (2,8%, Duitsland 4,8% en Frankrijk 8%).
Op 29/09/2023 werd in de Ministerraad een akkoord bereikt over verplichte e-facturatie.
In het eerste voorstel zou de verplichting vanaf juli 2024 worden ingevoerd voor grotere bedrijven en in latere fasen voor alle bedrijven.
Door de late goedkeuring is de deadline verschoven. De nieuwe invoeringsdatum is 1 januari 2026.
Wat weten we nu?
Onze verwachting is dat niet. Enkele argumenten hiervoor zijn:
Ons advies is om je nu voor te bereiden op de nieuwe wetgeving en de nodige stappen te ondernemen om er eind 2025 klaar voor te zijn.
Elke organisatie heeft te maken met verschillende bedrijfssystemen die inkomende of uitgaande facturen verbruiken of genereren. De overgang van papieren/email facturen naar e-facturen kan een grote impact hebben.
Je krijgt ineens te maken met e-facturen naast de huidige papieren en PDF-facturen. Je kunt e-facturen niet afdrukken of opslaan op papier omdat ze niet leesbaar zijn voor mensen. Het beoordelen of goedkeuren van facturen zonder visualisatie in PDF zal veel organisaties voor grote uitdagingen stellen.
Omdat de impact voor elk bedrijf anders is, moet je de reservetijd berekenen. Je moet de impact inschatten, processen aanpassen en instappen op Peppol. Als je nog niet digitaal werkt, moet je minstens zes maanden rekenen.
Amista biedt met RecoMatics Document Suite een standaardoplossing voor factuurverwerking, ongeacht het bronformaat (papier, PDF of e-factuur).
Wacht niet tot eind 2025, anders ben je niet op tijd. Begin nu.
Laat je inspireren door onze cases, softwareoplossingen en de nieuwste SAP-inzichten.