E-invoicing verplicht in België vanaf 2026: Bent u voorbereid?
Update: E-invoicing verplicht in België vanaf 2026
Vandaag is e-facturatie al verplicht in België in de Business-to-Government (B2G) context, d.w.z. bij facturatie aan lokale en federale overheden. De Vlaamse overheid was de eerste die deze verplichting invoerde in 2017. Maar hoe zit het met de B2B-verplichting?
Waarom nu E-facturatie toevoegen aan uw financiële processen
Vroegtijdige integratie betekent compliance en strategische voordelen. Schakel nu over om voorop te blijven – veel bedrijven wachten tot eind 2025 om over te stappen en hebben het risico om tijdige ondersteuning mis te lopen.
Bedrijven, vooral in België, moeten e-facturatie nu integreren omdat:
Verplichte B2B e-facturatie is vereist tegen 2026, dus een vroege invoering voorkomt problemen op het laatste moment.
Kleine bedrijven kunnen een kostenaftrek van 120% claimen voor factureringssoftware en consultancy van 2024 tot 2027. Alle bedrijven kunnen vanaf 2025 20% aftrek claimen voor digitale facturatie.
E-facturatie versnelt de verwerking, vermindert fouten en verbetert de cashflow, wat snellere financiële voordelen oplevert.
Wat is een elektronische factuur?
Een elektronische factuur (ook wel e-factuur of e-invoice genoemd) is een factuur die digitaal wordt aangemaakt, verzonden, ontvangen en opgeslagen. Dit gebeurt geautomatiseerd tussen verschillende softwaresystemen zonder handmatige tussenkomst.
De elektronische factuur moet voldoen aan een standaard zodat deze automatisch verwerkt kan worden door verschillende softwaresystemen aan de kant van verzender en ontvanger. Binnen Europa zijn afspraken vastgelegd in een raamwerk genaamd Peppol. Dit raamwerk beschrijft een gestandaardiseerd formaat voor facturen (UBL-formaat), regels, netwerk en juridische aspecten.
Wat is Peppol?
- Netwerk: Peppol heeft een netwerk in 78 landen voor aanbestedingsdocumenten
- Standaard: Peppol BIS standaard beschrijft de set van documenten, formaat en regels
- Framework: Een wettelijk kader voor verschillende actoren om het netwerk te beheren en te gebruiken
- Een open & veilig netwerk: publieke en private organisaties kunnen eenvoudig verbinding maken en op een veilige manier elektronische documenten uitwisselen.
- Eén keer aansluiten: eenmaal aangesloten kan je onmiddellijk documenten uitwisselen met je leveranciers en klanten wereldwijd.
- Vrije keuze van dienstverlener (= Peppol toegangspunt): je hoeft niet dezelfde dienstverlener van je leverancier of klant te gebruiken.
- Gemeenschappelijke specificaties: 1 taal gebaseerd op gemeenschappelijke internationale standaarden om informatie uit te wisselen.
4 Corner model:
B2G e-invoicing is al verplicht in België
Verplichte e-facturatie voor openbare aanbestedingen
Alle aanbestedende overheden moeten e-facturen accepteren
Verplichte e-facturatie voor openbare aanbestedingen
Accepteert niet langer PDF- of Word-facturen. Alleen e-facturen of op papier.
Verplichte e-facturatie voor openbare aanbestedingen > Europese drempel
Verplichte e-facturatie voor openbare aanbestedingen > 30K€
Verplichte e-facturatie voor alle openbare aanbestedingen
Begin op tijd met de voorbereidingen!
B2B e-facturatie wordt verplicht in België
Minister van Financiën Vincent Van Peteghem heeft een voorstel opgesteld voor verplichte e-facturen tussen bedrijven in de strijd tegen fraude en administratieve lasten.
De stap naar e-facturatie is belangrijk om de btw-kloof, het verschil tussen verwachte en werkelijke btw-inkomsten, te verkleinen.
De Europese Commissie heeft aangekondigd dat de btw-kloof in België in 2020 4,8 miljard euro of 14% bedraagt. Dit betekent dat België het beduidend slechter doet dan zijn buurlanden Nederland (2,8%, Duitsland 4,8% en Frankrijk 8%).
Op 29/09/2023 werd in de Ministerraad een akkoord bereikt over verplichte e-facturatie.
Vernieuwde deadline voor B2B e-facturatie verplichting in België
In het eerste voorstel zou de verplichting vanaf juli 2024 worden ingevoerd voor grotere bedrijven en in latere fasen voor alle bedrijven.
Door de late goedkeuring is de deadline verschoven. De nieuwe invoeringsdatum is 1 januari 2026.
Wat weten we nu?
- vanaf 1 januari 2026 geldt de verplichting voor elke organisatie, ongeacht de grootte. Er is niet langer sprake van een gefaseerde uitrol.
- De verplichting geldt in 2 richtingen: zowel bij het ontvangen als bij het verzenden van elektronische facturen.
- Peppol wordt standaard, maar in uitzonderlijke gevallen kunnen alternatieven worden toegestaan als ze voldoen aan de Europese standaarden de verplichting geldt in twee richtingen: zowel bij het ontvangen als het verzenden van facturen
Betekent dit het einde van de papieren of PDF-factuur?
Onze verwachting is dat niet. Enkele argumenten hiervoor zijn:
- De Vlaamse overheid ontvangt vandaag nog steeds geen 100% e-facturen, ondanks de verplichting sinds 2017 (al 6 jaar geleden).
- Ondanks de vertraging verwachten we dat niet alle bedrijven in staat zullen zijn om de overstap op tijd te implementeren.
- De verplichting geldt alleen voor Belgische bedrijven. Als je handel drijft met het buitenland, zul je nog steeds PDF-facturen ontvangen/versturen.
- E-facturen zijn niet menselijk leesbaar. We verwachten dat veel bedrijven nog steeds PDF-facturen zullen uitwisselen als back-up of voor ondersteuning.
Klaar om je voor te bereiden op e-facturatie?
Ons advies is om je nu voor te bereiden op de nieuwe wetgeving en de nodige stappen te ondernemen om er eind 2025 klaar voor te zijn.
Elke organisatie heeft te maken met verschillende bedrijfssystemen die inkomende of uitgaande facturen verbruiken of genereren. De overgang van papieren/email facturen naar e-facturen kan een grote impact hebben.
Je krijgt ineens te maken met e-facturen naast de huidige papieren en PDF-facturen. Je kunt e-facturen niet afdrukken of opslaan op papier omdat ze niet leesbaar zijn voor mensen. Het beoordelen of goedkeuren van facturen zonder visualisatie in PDF zal veel organisaties voor grote uitdagingen stellen.
Omdat de impact voor elk bedrijf anders is, moet je de reservetijd berekenen. Je moet de impact inschatten, processen aanpassen en instappen op Peppol. Als je nog niet digitaal werkt, moet je minstens zes maanden rekenen.
Amista biedt met RecoMatics Document Suite een standaardoplossing voor factuurverwerking, ongeacht het bronformaat (papier, PDF of e-factuur).
Laten we je samen voorbereiden op de Peppol-verplichting
Wacht niet tot eind 2025, anders ben je niet op tijd. Begin nu.