Intelligent Document Processing

De 7 meest gestelde vragen over Peppol beantwoord

In deze blog beantwoorden we de 7 meest gestelde vragen over Peppol
Amista logo
Amista

De 7 meest gestelde vragen over Peppol beantwoord

1. Wat is Peppol?

De naam Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line en is gestart als een Europees initiatief om digitale procurement over de grenzen heen te vereenvoudigen.

Vandaag is dit uitgegroeid naar een wereldwijde oplossing voor de uitwisseling van documenten tussen bedrijven en overheden.

 

Peppol bestaat uit 3 componenten: 

 

  1. Een open en beveiligd netwerk voor de uitwisseling van de documenten, momenteel in gebruik in 41 landen.
  1. De gestandaardiseerde indeling en regels voor de documenten (in UBL formaat)
  1. De legale aspecten voor het beheer en gebruik van het netwerk door de beheerders en de gebruiker.

2. Is Peppol hetzelfde als EDI?

Zowel Peppol als EDI zijn technologieën om documenten digitaal uit te wisselen tussen organisaties en bedrijven, maar ze zijn niet exact hetzelfde.

EDI betekent Electronic Data Interchange en bestaat al decennia lang om documenten uit te wisselen zonder menselijke tussenkomst.

Je mag EDI dus eigenlijk als een groepsnaam beschouwen waaronder heel veel verschillende formaten en diverse netwerken vallen.

Peppol kan je dan als een soort EDI beschouwen, maar toch zijn er 2 belangrijke verschillen tussen Peppol en de klassieke EDI-oplossingen:

 

  • Bij EDI wordt vaak gebruik gemaakt van een privaat netwerk waarbij verzender en ontvanger rechtstreeks met elkaar gekoppeld zijn of beiden via eenzelfde netwerkpartner berichten uitwisselen. In geval van Peppol is het netwerk open en kies je zelf jouw partner voor transport.
  • Er zijn heel veel verschillende EDI-formaten en netwerken beschikbaar en vaak moet je verschillende combineren om met al jouw klanten of leveranciers te kunnen connecteren. In geval van Peppol is er 1 standaard en 1 netwerk.

3. Hoe maak ik gebruik van Peppol?

In grote lijnen doorloop je 3 stappen:

  1. Selecteer een Peppol partner die jouw bedrijf zal registreren op het Peppol netwerk. Amista doet dit in samenwerking met Billit, gecertificeerd Peppol Access Point en ook de grootste Peppol partij in België.
  1. Breng jouw bedrijfssoftware in kaart: welke systemen worden gebruikt om facturen uit te sturen en facturen te ontvangen. Ondersteunen deze systemen standaard het Peppol formaat of moet er een vertaling gebeuren om het intern factuurformaat om te zetten naar Peppol formaat of omgekeerd?
  1. Stem af met jouw leveranciers en klanten welke factuurinformatie expliciet moet vermelden worden: denk aan bestelbonnummers, referenties, extra bijlages,…

Houdt bij jouw partnerkeuze rekening met de 3 bovenstaande stappen: sommige partijen fungeren enkel als transporteur. Amista begeleidt jou niet alleen bij het transport, maar ook bij de opmaak van het formaat, de validaties, controles en goedkeuringen.

4. Hoe wordt een factuur via Peppol uitgewisseld?

In technische termen heet dit het 4-corner model:

  1.  De verzender maakt een factuur op volgens de Peppol standaard en bezorgt deze aan zijn Peppol partner (= Peppol access point van de verzender)
  1. De Peppol partner van de verzender controleert of de ontvanger ook op Peppol netwerk is geregistreerd en verstuurt de factuur uit.
  1. De Peppol partner van de ontvanger krijgt de factuur binnen
  1. en levert de factuur af bij de ontvanger.  Als de ontvanger de factuur heeft verwerkt, kan de ontvanger feedback terugsturen via het Peppol netwerk.

5. Is Peppol verplicht te gebruiken in België?

Bij facturatie naar de overheid bent u verplicht elektronische facturen te bezorgen in België. De Vlaamse overheid verplicht dit sinds 2017.

In het eerste voorstel zou de verplichting voor B2B vanaf juli 2024 worden ingevoerd voor grotere bedrijven en in latere fasen voor alle bedrijven.

Door de late goedkeuring is de deadline verschoven. De nieuwe invoeringsdatum is 1 januari 2026.

Voor uitgebreide informatie verwijzen we naar dit blog artikel: Blog: E-facturatie verplicht in België

6. Wat zijn de voordelen van Peppol?

  • Fraude terugdringen: enkel na registratie op het netwerk kunnen bedrijven facturen verzenden of ontvangen. Hierdoor zullen er veel minder frauduleuze facturen uitgestuurd worden. De uitwisseling verloopt via geavanceerde beveiligingsprotocollen zodat onderscheppen van documenten quasi onmogelijk is.
  • Snelle overdracht: de uitwisseling gaat bijna even snel als een email. Maar de ontvanger kan via Peppol op een gestructureerde manier feedback van ontvangst, goedkeuring en zelfs betaling terugkoppelen.
  • Minder fouten: papieren of pdf-facturen vereisen steeds een interpretatie of extractie van de informatie (manueel of via gespecialiseerde software). Dankzij de gestructureerde opmaak van een Peppol factuur kunnen de factuurgegevens door de software uitgelezen worden zonder enige twijfel (over formaten van datums, bedragen, …) en zonder menselijke tussenkomst. Dus minder kans op fouten.
  • Internationaal gebruik: de standaard in Europa maar ook daar buiten waardoor u ook over landsgrenzen heen facturen kunt uitwisselen.
  • Efficiëntere verwerking: niet alleen zal de ontvanger uw factuur sneller behandelen en dus sneller kunnen betalen. U kunt dankzij de ontvangstbevestigingen en statusfeedback ook eenvoudig opvolgen wat de actuele status is.

7. Wat kost Peppol?

De prijs wordt grotendeels bepaald door 2 aspecten: welke functionaliteit heb je nodig en hoeveel documenten wil je versturen of ontvangen?

De goedkoopste oplossingen bieden enkel transport aan over Peppol zonder bijkomende diensten zoals mapping van/naar Peppol formaat, validatie van de inhoud van het bericht, fallback via email als de klant niet beschikbaar is via Peppol, feedback berichten, …

Algemeen genomen kan je stellen dat er een eenmalige opstart kost is om jouw organisatie en jouw systemen te koppelen met Peppol. Daarnaast heb je een transactie kost voor de verzending of de ontvangst van elke bericht via Peppol.

Amista past een degressief prijsmodel toe: bij een stijgend aantal facturen daalt de transactie kost. Wil je meer informatie over prijzen, neem dan gerust contact op.

Heb je nog andere vragen over Peppol?

Neem dan contact met ons op, ons team staat klaar om je verder te helpen.

Contact