Een vereenvoudigde SAP S/4HANA-implementatie via Best Practices bij Omnicol
Klant
OmnicolLocatie
Weelde, BelgiumTechnologie
SAP Fiori, SAP S/4HANA Cloud PEOver de klant
Omnicol is one of the market leaders in Benelux in the field of professional tile adhesives and finishing products. Their core business consists of providing solutions for the professional bonding of building materials (B2B). The company has been a family business since its foundation in 1956. The head office is located in Weelde (Belgium), where production and R&D are also located. The products find their way to the customer from the sales offices in Belgium, Netherlands and Germany.
Briefing
Implementatie van een nieuw ERP-systeem gericht op een productieomgeving
Omnicol moest het bestaande legacy Microsoft Navision-systeem vervangen vanwege het einde van de ondersteuning door hun leverancier. Ondertussen wilden ze ook hun huidige manier van werken optimaliseren. Daarom koos Omnicol voor het voorstel van Amista om SAP S/4HANA 2020 (on-premise) te implementeren met behulp van de standaard Best Practices van SAP. Het project is in januari 2022 live gegaan.
De geïmplementeerde SAP-modules zijn: Accounting and Controlling (FICO), Procurement & Warehousing (MM), Production Planning (PP), Quality Management (QM), Sales & Distribution (SD) en Plant Maintenance (EAM).
Challenges en doelen
- Op zoek naar een modern en innovatief ERP-systeem
- Zoek naar een efficiëntere manier van werken op het gebied van productcreatie, productie, inkoop, verkoop, rapportage, …
- Zoek naar een duurzame en betrouwbare partner
- Integratie met gerelateerde systemen zoals Istock, Hansmeier en EDI.
- Migratie van gegevens: Migreren van huidige gegevens naar het nieuwe ERP-systeem
- Niet-functionele eisen:
- Beveiliging
- Prestaties
- Minimumvereisten boekhoudpakket
- Hosting: het productieproces is sterk afhankelijk van een stabiel presterend ERP-systeem
- Onderhoud en ondersteuning
- Systeem: Verschilt per gelieerd bedrijf (BE, NL, DE)
- ERP: Dynamics Navision 2009 R2
- Productie: 2 externe systemen voor goederencreatie en verpakking.
- Verkoop: grote klanten via EDI
- Gegevens: gefragmenteerde gegevens met duplicaten in meerdere systemen
- Systeem: Eén voor alle filialen
- ERP: volledige E2E S/4HANA on-prem 2020-versie voor inkoop, logistiek, verkoop, productieplanning en financiën
- Productie: interfacing met beide systemen
- Verkoop: koppeling met EDI
- Data: één centrale database voor alle filialen
Oplossing
Onze voorgestelde oplossing is gebaseerd op een best-practice methodologie voor alle SAP ERP domeinen. De oplossing wordt geleverd met een verscheidenheid aan functies om de behoeften van Omnicol volledig te dekken en de mogelijkheid te bieden om een ERP-platform van hoge kwaliteit te bouwen.
Voor de implementatie vertrouwt Amista op de SAP Activate methodologie. SAP Activate is de implementatiemethode die universeel wordt toegepast bij alle SAP-gerelateerde software-implementaties. Het schrijft voor welke implementatieactiviteiten moeten worden uitgevoerd en beschrijft de resultaten.
In plaats van het consultatief bouwen van een complete oplossing op basis van de eisen van de klant, is het gebaseerd op het hergebruik van zogenaamde ‘best practices’. Met de ervaring van meer dan 100.000 implementaties heeft SAP een methodologie gedefinieerd op basis van een best practice voor SAP S/4HANA Cloud. Hierdoor kunnen we onze oplossingen snel opzetten, zodat onze klanten sneller en efficiënter een functioneel ERP-systeem kunnen implementeren. Natuurlijk hebben we goed geluisterd naar de gebruikers, hun eisen en verwachtingen. Bij Amista houden we altijd de ervaring van de eindgebruiker voor ogen en richten we ons op de ideale workflowscenario’s/processen om de meest productieve en gebruiksvriendelijke manier van werken te garanderen.
De producten en taken worden in sequentiële volgorde weergegeven op basis van de start van de activiteit. Parallellisatie wordt echter aanbevolen om de implementatie te versnellen.
De volgende 6 fasen van de methodologie bieden een gestructureerde aanpak voor de implementatie:
- Introductie/Onderzoek
- Projectvoorbereiding
- Verkenning fit gap-analyse
- Realisatie
- Implementatie
- Uitvoeren
In S/4HANA zijn er verschillende functies beschikbaar die specifiek bedoeld zijn voor productiemonitoring. De gebruiker kan zijn eigen specifieke dashboard bouwen door de meest relevante productiegerelateerde functies samen te voegen en tegels te gebruiken voor de verschillende functies van de applicatie, van productie tot boekhouding.
Een voorbeeld van een productieplanningsbord uit een voorbeeldsysteem van SAP.
Resultaat
We hebben de best practices van SAP overgenomen en afgestemd op de wensen en business flow van Omnicol. Met de hulp van het technische team konden we de gaten dichten voor een ‘perfect fit’.
Voor de levering van de eindproducten ontwikkelden we bijvoorbeeld een Fiori-pickingapplicatie die op tablets draait. Deze op maat gemaakte applicatie maakt het mogelijk om de levering vanaf de opslaglocatie te “picken” en af te ronden met behulp van een handscanner met een bijbehorende tablet. Deze app maakt het mogelijk om de levering tot op palletniveau te beheren, waarbij verschillende partijen van het eindproduct op 1 pallet kunnen worden gegroepeerd. De webgebaseerde app geeft een overzicht van alle toegewezen leveringen. Ondertussen kan de picker handmatig de gepickte hoeveelheid wijzigen om voorraadverschillen op te vangen.
Een ander voorbeeld heeft te maken met verkooporders. Verkooporders kunnen worden ingevoerd vanuit 5 verschillende verkooporganisaties. Dit is exclusief de intercompany verkopen, die automatisch worden uitgevoerd tijdens het factureren. Met andere woorden, er is geen aparte inkoop- en verkooporder nodig. Bij Amista hebben we ook een EDI interface via PO/PI opgezet voor de grotere klanten van Omnicol. Verkooporders worden automatisch aangemaakt en geblokkeerd voor controle door de verkoopbinnendienst. Daarna stuurt het systeem, na vrijgave van de verkooporder, een elektronische bevestiging terug naar de EDI-bemiddelaar waarin de toegewezen producten, hoeveelheden, prijzen en leveringsdata worden bevestigd.
Tijdens de laatste fasen voerden we acceptatietests uit met alle belangrijke gebruikers en legden we de laatste hand aan de configuratie en ontwikkeling. Om een soepele go-live te garanderen, richtten we ons op de enablement van eindgebruikers. Een nieuwe innovatieve en moderne manier van werken, gecombineerd met een volledig nieuw systeem geïmplementeerd in een relatief korte tijd is een hele uitdaging en een prestatie waar het Omnicol-team erg trots op kan zijn!
Geïnspireerd door deze case?
