Verbeterde interne operationele processen met de webgebaseerde planningstool
Klant
AmistaLocatie
Antwerp, BelgiumTechnologie
SAP Business Technology Platform, SAP CAP, SAP Fiori, SAPUI5Over de klant
As a challenger in the Belgian market, our purpose is to help companies innovate and grow by using SAP technology. We strive to stay a frontrunner when it comes to implementing cutting-edge technology. This is not a customer case but an internal project based on SAP technology that Amista uses in their day-to-day business.
Solution brief
Amista, opgericht in 2014 als een start-up met een paar werknemers, begon de afgelopen jaren aanzienlijk te groeien. Als klein bedrijf, met in het begin slechts een paar consultants, was het heel eenvoudig om de urenstaten van de consultants bij te houden in excel. Al snel werd dit handmatige proces te tijdrovend om efficiënt en nauwkeurig te zijn. Stipte urenregistratie is zeer cruciaal voor een correcte, tijdige facturatie en financiële prognose. Voordat de planningstool was ontwikkeld, was de registratie van de urenstaten de verantwoordelijkheid van één persoon. Er was een oplossing nodig zodat de verantwoordelijkheid/het werk door elke individuele medewerker zou worden gedeeld.
Uitdagingen & scope
- Eén gecentraliseerd platform creëren dat functioneert als ‘één bron van waarheid’
- Het gebruik van excel sheets vervangen: het huidige proces vereenvoudigen
- Verschillende autorisatierollen (consultants, admin, managers,…) moesten worden voorzien om de zichtbaarheid van gebruikers en acties per rol te beheren
- Gebruiksvriendelijk ontwerp en moderne look & feel
- Volledig responsive op desktop, mobiel en tablet
- Filteropties integreren
- Ondersteuning voor het maken van rapporten en exports
Creatie van een online tool om:
- timesheets en planning van consultants te centraliseren
- prognoses van resources mogelijk te maken
- een database te creëren van klant- en niet-klantgerelateerde projecten
- financiële prognoses mogelijk te maken
- te dienen als een betrouwbare database voor het factureren van klanten
- te dienen als een betrouwbare database voor financiële analyse en rapportage
Oplossing
We hebben ervoor gekozen om een planningstool te maken die wordt gebruikt door en toegankelijk is voor consultants, onderaannemers, teamleiders, beheerders, HR-managers en financieel managers. Consultants hebben een beperkt zicht op hun eigen agenda/timesheet, zodat andere gevoelige financiële gegevens beschermd zijn. Consultants kunnen hun urenstaten invoeren door te kiezen uit een gepersonaliseerde projectenlijst, wat het proces eenvoudig en ongecompliceerd maakt. Deze urenstaten vormen een betrouwbare basis voor maandelijkse factureringsrapporten. Deze rapporten/gegevens kunnen worden gebruikt om klanten tijdig en correct te factureren. Het geeft ook een schatting van de toekomstige inkomsten uit klantprojecten.
De planningstool bestaat uit verschillende applicaties die zijn ontwikkeld met SAPUI5 en in lijn met de Fiori-ontwerprichtlijnen. Deze richtlijnen bepalen de standaard, zorgen voor een consistente gebruikerservaring en verwijderen onnodige complexiteit. Er is een Fiori launchpad gemaakt waaraan de apps zijn toegevoegd om eindgebruikers een centraal toegangspunt te bieden. De gegevens die in de planningstool worden gebruikt, worden opgeslagen in een SAP HANA Cloud Database. De communicatie tussen de UI en de database wordt afgehandeld door een SAP CAP (Node.js) applicatie. Deze applicatie verifieert ook de gebruikers en geeft ze toegang tot bronnen afhankelijk van hun rol.
In eerste instantie hadden we de tool gebouwd binnen de SAP Business Technology Platform Neo omgeving. Dit werd gedaan met SAPUI5 als frontend en Hibernate (Java) als backend. Toen SAP steeds meer Cloud Foundry ging gebruiken, vond Amista het ook tijd om verder te gaan en de planningstool te migreren naar de nieuwe omgeving.
Gebruikte Cloud Foundry-diensten:
- SAP HANA Cloud
- SAP HANA-schema’s & HDI-containers
- Beheerservice voor autorisatie en vertrouwen
- Bestemmingsservice
- Dienst taakplanning
- HTML5-toepassingsrepository
- SAP Build-werkzone
- Documentbeheerdienst
- Cloud-identiteitsdiensten
Voordelen
- Combinatie van gegevensregistratie, analyse en rapportage in één tool
- Timesheetregistratie is een gedeelde verantwoordelijkheid, elke medewerker kan bijdragen
- Duidelijke rapportage en financiële prognose: geeft inzicht in huidige en toekomstige inkomsten
- Hiaten of onregelmatigheden worden veel sneller opgemerkt
- Een overzicht van urenstaten per maand/ per project/ per consultant/ per klant
- Factuurgeneratie per maand/ per project/ per consultant/ per klant
Dankzij de planningstool kunnen we proactief werken en teamleden maanden van tevoren inplannen. Dit helpt ons om onze resources zo optimaal mogelijk in te plannen voor verschillende klantprojecten. Na het inplannen moeten de prestaties ook bevestigd worden, zodat we kunnen zien of onze planning intern overeenkomt (bijv. registratie van ziektedagen/vakanties) maar ook extern met de klant (door aangeleverde urenstaten te controleren met onze interne planningstool), een overschrijding in een project met een vaste prijs wordt dus op tijd opgevangen.
Nadat een prestatie is bevestigd, kan een extra controle worden uitgevoerd wanneer de factuur wordt aangemaakt. De originele aankooporder wordt vergeleken met de prestaties die in de planningstool zijn vermeld, zowel op het niveau van de resource, als het tarief, PO-nummer, … Op basis van de prognosemodule kan het budget voor zowel de directe kosten als de indirecte kosten worden beheerd.
De planningstool geeft ons een actueel beeld van de inkomsten en de inkomsten die nog moeten komen, wat ons helpt om de richting van het bedrijf op korte en langere termijn te bepalen. Het wordt ook duidelijk of we op een bepaald moment extra middelen nodig hebben en onder welke loonvoorwaarden, zodat projecten winstgevend blijven.
Resultaat
- Interne bedrijfsprocessen drastisch verbeterd: snellere goedkeuringen, snellere factuurcontroles,…
- Snellere en efficiëntere registratie en controle van timesheets door teamleiders
- Hoge adoptie van de tool door alle medewerkers
- Toegenomen transparante communicatie
- Nauwkeuriger zicht op financiële rapportage en KPI’s
- Betere budgetbeslissingen kunnen worden genomen op basis van rapporten en gegevens
Wil je meer weten over de oplossingen die in dit geval zijn gebruikt?
Neem dan contact met ons op!
