Documentbeheer & Compliance met Smartdoc
Wat is Intelligent Document Management?
Veilig en geautomatiseerd documentbeheer!
Met SmartDoc centraliseert en organiseert u al uw documenten op een veilige manier. Binnen één intelligent platform archiveert u al uw bedrijfskritische documenten en organiseert u al uw administratieve workflows binnen uw bedrijf.
Voordelen
Stop met tijd verspillen
Wij digitaliseren en archiveren al uw documenten en content en automatiseren uw bestaande documentworkflow volledig.
Met Smartdoc intelligente documentautomatisering kunt u:
- Al uw informatie en documenten eenvoudig opslaan in één digitaal archief
- Elk type document direct zoeken en vinden
- Uw volledige documentworkflow personaliseren en automatiseren
- Integreren en synchroniseren met uw bestaande systemen (ERP, intranet…)
- Wettelijk compliant zijn (GDPR, btw, …)
- Handmatige invoer van inkomende documenten, zoals facturen, tickets, contracten, …
- Documenten ontvangen via meerdere bronnen, zoals Outlook, post, enzovoort.
- Moeite hebben om dat specifieke document te vinden dat je nu nodig hebt.
- Herinneringen sturen naar collega’s om inkomende documenten goed te keuren of op te volgen.
- Digitaliseer elk type inkomend document. Nooit meer handmatige invoer.
- Archiveer al je documenten veilig op één plek, ongeacht de bron.
- Vind elk document in enkele seconden.
- Stel onbeperkte workflows in om je manier van werken te automatiseren.
Het SmartDoc-platform
Intelligent documentbeheer en automatisering
Werk met één centraal archief voor al uw documentgerelateerde informatie en maak gebruik van de AI-gestuurde technologie om geautomatiseerde taken en workflows in uw bedrijf te installeren.
Combineert functionaliteit met een gebruiksvriendelijke interface
Het SmartDoc-platform wordt sinds 2010 voortdurend uitgebreid en ontwikkeld, maar toch is het een van de eenvoudigst te gebruiken platforms op de markt.
In de kern heeft het drie functies – toevoegen, zoeken en actie ondernemen – om elk type inkomend of uitgaand document te verwerken. Vandaag de dag wordt het gebruikt door honderden merken en duizenden gebruikers.
De Integratie tussen Smartdoc en E-box Enterprise
De Smartdoc Ebox Reader haalt de documenten in uw e-Box Enterprise automatisch op. Onze integratie herkent, klasseert en beveiligt de ontvangen informatie en wijst deze toe aan de interne verantwoordelijken.
- Verlies geen tijd met het downloaden en toewijzen van e-Box berichten
- Elk e-Box document direct bij de juiste verantwoordelijke
Het aantal documenten dat naar de e-Box Enterprise wordt gestuurd vanuit de overheid wordt gestuurd stijgt elke maand. Als verantwoordelijke in uw organisatie kost dat veel tijd. Er moet ingelogd worden en daarna dient men de documenten te downloaden, te interpreteren, toe te wijzen en ook nog correct te bewaren.
De SmartDoc e-Box Reader – in combinatie met Smartdoc of uw eigen DMS – neemt deze taken van u over en automatiseert het hele proces. Dankzij onze integratie worden de documenten in real time opgehaald en komen ze automatisch bij de juiste verantwoordelijke terecht. Op deze wijze bespaart u tijd en vermijdt u kostbare fouten.
Wat onze klanten zeggen over SmartDoc
“Thanks to SmartDoc, we have all document-related personnel information digitally in one place.”
Emilie Pollie, HR, Dolce La Hulpe
“Tekniplex often has to deal with audit procedures. SmartDoc is the ideal support tool for quickly finding and collecting documents.”
Pieter Vinck, IT Project Lead, Tekniplex
Legal Document Control
SmartDoc voldoet volledig aan GDPR
SmartDoc is een betrouwbare oplossing voor het legaal en GDPR-compliant opslaan van documenten. Het proces voor het uploaden, registreren en toevoegen van eigenschappen aan documenten is strikt gedefinieerd.
- Rechten zijn op een beheerde manier gekoppeld aan rollen
- Alleen degenen die echt toegang moeten hebben tot een document krijgen die mogelijkheid
- Alle acties op een document worden vastgelegd in het logboek
- Inclusief beheer van de levenscyclus van documenten
Het SmartDoc document management systeem wordt in verschillende sectoren toegepast. Elk van hen is een beetje anders en heeft verschillende prioriteiten. Maar ongeacht de sector, SmartDoc zorgt voor snellere documentverwerking, minder fouten en een kostenreductie van minimaal 25%.
De transformatie naar slimme documentautomatisering staat voor de deur
Begin binnen enkele dagen met het digitaliseren en automatiseren van je documentworkflows!
We analyseren de verschillende soorten documenten en content en brengen alle workflows in kaart.
2 dagen
We implementeren SmartDoc en leren je werken met de tool.
3 – 7 dagen
Vanaf dag één kan je beginnen met digitaliseren en veel tijd en geld besparen zonder bestaande processen om te gooien.
Go-live!