Intelligent Document Processing

Stop budgetoverschrijding met proactief en efficiënt budgetbeheer

De nieuwste toevoeging aan de RecoMatics Document Suite: Budgetbeheer
Amista logo
Amista
Consultants at work

Stop budgetoverschrijding met proactief en efficiënt budgetbeheer

De nieuwste uitbreiding in RecoMatics Document Suite

Budgetbeheer is een cruciaal aspect van elk bedrijf. Het stelt organisaties in staat om de uitgaven binnen bepaalde limieten te houden en financiële verrassingen te voorkomen. De gloednieuwe budgetbeheer module van RecoMatics Document Suite, ontwikkeld door Amista, is een uitstekende tool die bedrijven kunnen gebruiken om hun uitgaven te controleren en hun budgetten efficiënt te beheren.

De budgetbeheer module van RecoMatics Document Suite

De budgetbeheer module van RecoMatics Document Suite maakt het mogelijk om bij de opmaak van een bestelbon een budgetcontrole uit te voeren en een bedrag in het voorziene/beschikbare budget te reserveren. Dit betekent dat organisaties een duidelijk overzicht hebben van het beschikbare budget en de uitgaven die nog kunnen worden gedaan zonder het budget te overschrijden.

Een van de belangrijkste voordelen van de budgetbeheer module is dat het automatisch waarschuwingen geeft wanneer een aankoopaanvraag buiten het beschikbaar budget valt. Hierbij wordt de budgethouder op de hoogte gebracht opdat deze gepast kan ingrijpen. Op deze manier worden verrassingen achteraf vermeden.

De functionaliteiten

De module biedt verschillende functionaliteiten, zoals het opladen of aanpassen van budgetten door de klant in RecoMatics Document Suite, aparte budgetlijsten per interne firma waarbij elk budget is gekoppeld aan een grootboekrekening, periode en optioneel 2 bijkomende dimensies, en de mogelijkheid om budgetten over verschillende maanden binnen een periode te spreiden. Bij de creatie van elke bestelbon worden 1 of meerdere grootboekrekeningen geselecteerd en het bestelbonbedrag wordt automatisch in mindering gebracht van het beschikbare budget voor die rekening.

 

De goedkeuring volgt de standaard goedkeuringsmatrix indien de geplande uitgave binnen het budget blijft. Indien de geplande uitgave tot een budgetoverschrijding zou leiden, wordt de taak bij de budgetverantwoordelijke geplaatst voor de verdere goedkeuring. In dit geval kan deze persoon beslissen om een budgetaanpassing door te voeren om alsnog de bestelbon te laten goedkeuren volgens de goedkeuringsmatrix. Bestelbonnen die afgekeurd worden, resulteren in een vrijgave van het gereserveerd bedrag in het budget.

 

Inkomende facturen die niet gekoppeld kunnen worden aan een bestelbon, worden na toewijzing van grootboekrekening ook in mindering gebracht van de budgetten. Op deze manier worden alle bedragen in rekening gebracht.

Na facturatie en afsluiting hebben bestelbonnen soms nog een openstaand bedrag. Dit saldo wordt uiteraard ook opnieuw vrijgegeven in het budget. De budgetbeheer module biedt ook rapportering van de budgetten, de gekoppelde bestelbonnen en gefactureerde bedragen.

De voordelen

  • Proactieve controle vanaf de bestelaanvraag
  • Automatische escalatie bij budgetoverschrijding
  • Realtime inzicht en vroegtijdige detectie van trends

Conclusie

De budgetbeheer module van RecoMatics Document Suite is een krachtige tool die organisaties helpt hun budgetten proactief en efficiënt te beheren en uitgaven binnen de limieten te houden. Met deze module kunnen bedrijven hun budgetten beter controleren, hun uitgaven bijhouden en zo hun financiële situatie in de gaten houden.

Nood aan een budgetbeheer tool?

Contacteer ons

Contact