“We willen dat onze klanten alles uit hun ERP-systeem halen zodat hun interne processen nog vlotter draaien,” zegt Kristof Depuydt. “Een degelijke opleiding speelt daarin een belangrijke rol.”
“Deze ERP-opleidingen zijn praktijkgericht. Afgestemd op de werking van de organisatie tonen we heel concreet hoe het ERP-systeem ingepast wordt in de huidige processen. Denk bijvoorbeeld aan een factuur die ingeboekt moet worden of het verwerken van een levering.”
De specialisten van SAP-partner Amista mikken met hun hands-on opleidingen in de eerste plaats op de key users van het ERP-pakket.
“In samenspraak stellen we een projectteam van key users samen die de implementatie mee sturen,” aldus Kristof. “Eigenlijk werken we vanaf dag één met hen samen. Alle kennis wordt aan hen overgedragen. Zij bepalen mee wat er moet gebeuren en hoe het ERP-pakket zoals SAP Business One zal werken. In een volgende fase verspreiden de key users op hun beurt en op eigen tempo hun kennis aan de andere gebruikers. Ze zijn dus een soort van gatekeeper en beantwoorden alle vragen en wensen van de collega’s. Op die manier wordt binnen de organisatie alles netjes gekanaliseerd.”
De key users zijn vanaf het begin betrokken bij de zogenaamde SAP BluePrint. “In deze BluePrint of ‘blauwdruk’ gaan we inhoudelijk in op alle processen en leggen we de uitgangspunten voor de ERP- implementatie vast,” legt Kristof uit. “Het is de basis procesgang waarin alle processen worden gedefinieerd, een gedetailleerd plan van aanpak.”
De ERP-opleidingen en workshops worden heel doelgericht afgestemd op de functie van de key users en de afdeling waar ze werken (boekhouding, inkoop, logistiek, …). Tijdens de opleiding raken ze onder meer vertrouwd met alle velden, standaard sjablonen en layouts in het ERP-systeem die zijn beschreven in de BluePrint. Daarnaast leren ze ook nieuwe templates en documenten maken, het aanpassen van layouts en het importeren van de masterdata via templates.
Tussendoor testen de key-users alles grondig door in een demo-omgeving. “Naast de opleidingen krijgen ze de kans om de opgedane kennis toe te passen in een klantspecifieke demodatabase met eigen producten en artikels,” aldus Kristof. ”Hierdoor leren ze heel effectief om te gaan met SAP Business One en alle modules. Bij het testen kunnen er bijvoorbeeld nog een aantal kleine zaken naar voren komen die we dan tijdig aanpassen.”
De duur van de opleiding hangt af van de complexiteit van het ERP-systeem en de modules. Kristof: “Door de band lassen we één opleidingsdag per week in, uiteraard afhankelijk van de agenda van de klant. Vanaf de goedgekeurde BluePrint tot de go-live van het ERP-systeem rekenen we gemiddeld een tweetal maanden.“
Kristof benadrukt dat het cruciaal is om de nodige tijd vrij te maken voor deze opleiding en testing. “Een ERP-implementatie vraagt veel werk, ook van onze klant. Het is dus belangrijk dat hij hiervoor de nodige ruimte in de agenda voorziet.”
Een precieze inschatting maken van de kost van een ERP-opleiding is moeilijk. Aangezien deze opleiding gepersonaliseerd is en afgestemd op de diverse gewenste functionaliteiten van het ERP-pakket, worden de opleidingen vooraf helder gebudgetteerd volgens een in-regieformule.
Uiteraard is het altijd mogelijk om achteraf bijkomende trainingen te organiseren, bijvoorbeeld om nieuwe medewerkers in te wijden in het nieuwe ERP-systeem, naast de kennis die ze van de key users ontvangen. Updates en nieuwe features worden toegelicht tijdens specifieke klantenevents of online webinars en workshops.
Amista is uw SAP-partner bij uitstek voor de implementatie van een SAP ERP zoals SAP Business One. “Onze klanten weten dat we jarenlange ervaring hebben in het beheren en begeleiden van ERP-implementaties. Dat vertrouwen is voor hen een geruststelling,” besluit Kristof.
Onze specialisten staan klaar om de processen in uw bedrijf naar een ‘next level’ te brengen door een succesvolle implementatie en ingebruikname van een ERP-systeem.
Laat je inspireren door onze cases, softwareoplossingen en de nieuwste SAP-inzichten.