Réduction du traitement manuel des factures et des erreurs grâce à la numérisation de bout en bout pour Colas Belgique
Traitement numérique des factures pour Colas Belgique
Colas Belgium est une entreprise leader dans le secteur de la construction, spécialisée dans la construction et l’entretien de routes ainsi que dans les projets d’infrastructure. Avec un volume important de factures et de notes de crédit à traiter chaque année, Colas Belgium recherchait une solution pour numériser son système de facturation, rationaliser ses opérations et améliorer l’accessibilité aux informations relatives aux factures. En outre, elle souhaitait intégrer son système financier, d’abord CODA puis JD Edwards ERP, et établir une connexion avec le système backend Jocari afin d’optimiser le rapprochement des factures et des bons de livraison.
Colas Belgique était confrontée à plusieurs défis dans son processus de facturation. Tout d’abord, le traitement manuel des factures et des notes de crédit entraînait des tâches de saisie de données fastidieuses et sources d’erreurs.
De plus, les responsables de site ne disposaient pas d’un moyen pratique pour accéder aux factures et les consulter sous forme numérique. Le manque d’intégration entre le système financier et le système backend entraînait des inefficacités et augmentait le risque de divergences entre les factures et les bons de livraison.
La solution d’Amista a permis à Colas Belgique de numériser son processus de facturation, de rationaliser ses opérations et d’améliorer l’accessibilité aux informations facturées.
En automatisant le traitement des factures, en s’intégrant à CODA et Jocari et en fournissant des archives numériques sécurisées, la solution a amélioré l’efficacité, réduit les erreurs et établi un flux de travail fluide entre les systèmes.
Grâce à la solution cloud d’Amista, Colas Belgique a pu profiter des avantages de l’évolutivité et de la flexibilité, ouvrant la voie à un déploiement potentiel dans d’autres pays et entités du groupe Colas.
Nos employés sont très satisfaits, le traitement des factures est beaucoup plus rapide et nous payons nos fournisseurs plus rapidement. L’uniformité de Colas d’un pays à l’autre est un atout majeur. C’est une excellente collaboration ! L’équipe fournit un soutien fiable et s’adapte à nos besoins de croissance.
La solution
Amista a proposé une solution complète pour répondre aux besoins de Colas Belgique et relever ses défis. La solution comprenait les éléments clés suivants :
- Numérisation des factures : notre technologie avancée a facilité la numérisation, la reconnaissance et la digitalisation des factures d’achat. En automatisant ce processus, la solution a éliminé la saisie manuelle des données et minimisé les erreurs, garantissant ainsi un traitement précis et efficace des factures.
- Archive numérique sécurisée : Amista a mis en place une archive numérique sécurisée, fournissant à Colas Belgium un référentiel centralisé pour le stockage et l’accès aux factures numériques. Cette archive numérique a permis une récupération rapide, garantissant une auditabilité, une consultation et une conformité juridique faciles.
- Intégration transparente avec CODA et JD Edwards ERP : Amista a développé une intégration transparente entre la solution de numérisation et le système financier de Colas Belgium, actuellement JD Edwards ERP. Cette intégration a permis l’importation directe des factures numériques dans JD Edwards ERP, simplifiant ainsi le processus de comptabilisation et réduisant le risque d’erreurs de paiement.
- Interface avec Jocari : nous avons mis en place une interface XML avec Jocari, le système backend chargé de générer les bons de livraison. Cette interface a facilité l’échange de données entre le système de numérisation et Jocari, garantissant ainsi une correspondance précise entre les factures et les bons de livraison correspondants.
- Solution basée sur le cloud : Amista a déployé la solution dans son environnement cloud sécurisé et évolutif. Cette approche basée sur le cloud a apporté à Colas Belgium flexibilité, facilité d’accès et potentiel d’expansion future, permettant à la solution de s’adapter à ses besoins croissants.
- Amista est responsable de l’envoi de ses factures sortantes via Peppol ou par e-mail.
Factures électroniques sortantes via Peppol
Portée
- Plateforme cloud pour les factures électroniques sortantes
- Plusieurs entités juridiques Colas dans différents pays peuvent l’utiliser
- Interface uniforme entre Colas et la plateforme de factures sortantes
Détails
Les factures sortantes sont interfacées via xml : Colas envoie un fichier xml, et nous envoyons nos commentaires à Colas via plusieurs fichiers xml. Les commentaires peuvent indiquer que leur fichier XML comporte des données manquantes.
De plus, nous fournissons des commentaires sur l’emplacement de la facture dans le réseau Peppol. Cela inclut les commentaires relatifs à la réception, au rejet, à l’acceptation et au paiement. Le courrier est également classé comme envoyé et livré au client en fonction de son statut.
De cette manière, Colas peut voir exactement où se trouve sa facture dans l’application à tout moment.
Explorez vos options
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Client
Colas BelgiqueTechnologie utilisée
Amista Document Flow, PeppolA propos de notre client
Depuis 1988, Colas Belgium fait partie du groupe Colas, leader mondial de la construction et de l'entretien d'infrastructures de transport. Les activités de Colas Belgium se concentrent sur l'aménagement urbain, la construction et l'entretien d'infrastructures routières, ferroviaires, aéroportuaires, portuaires, industrielles et logistiques.