SAP Sales Cloud implementatie en integratie met SAP S/4HANA bij NRB

NRB SAP sales cloud

Klant

NRB

Locatie

Herstal, Belgium

Technologie

SAP Integration Suite, SAP IRPA, SAP S/4HANA Cloud PE, SAP Sales Cloud

Over de klant

The NRB Group is a group of companies delivering infrastructure and technology services. It consists of multiple companies such as NRB, Trasys International, Zorgi and more. With a consolidated turnover of € 501,6 million and over 3.300 employees, the NRB Group is one of the main Belgian players in the ICT sector with a European vocation.

Oplossing briefing

NRB, aanvankelijk een van Amista’s klanten voor de ondersteuning van hun SAP CRM-omgeving, had een toekomstbestendige Customer Relationship Management-oplossing nodig om hun (pre-)salesactiviteiten in de verschillende bedrijven binnen de groep te ondersteunen.

Na hun vertrouwen te hebben gewonnen, stelde Amista de implementatie van SAP Sales Cloud voor samen met een integratie met hun back-end ERP-systeem, eerst ECC 6.0 en recentelijk S/4HANA (on-premise).

De oplossing bevat alle nodige functionaliteiten om hun processen vorm te geven, gaande van accountbeheer over de registratie van activiteiten en opportuniteiten tot het afsluiten van contracten en het factureren van hun klanten.

Scope

Het project bestond uit twee fasen. In de eerste fase heeft het projectteam Sales Cloud geïmplementeerd en geïntegreerd met het SAP ECC 6.0-systeem. Tijdens deze fase werd Sales Cloud in ongeveer 10 weken geïmplementeerd, inclusief datamigratie vanuit SAP CRM. In de tussentijd zijn onze NRB-collega’s overgegaan op SAP S/4HANA. Dit betekende dat het integratiegedeelte opnieuw moest worden geconfigureerd en andere pakketten moesten worden geïmplementeerd.

Uitdagingen

  • Vorig ERP-systeem (ECC 6.0) was niet blootgesteld aan de cloud
  • Migratie van bepaalde gegevenstypen (bijlagen)
  • Mapping van integratiescenario’s van ECC 6.0 naar S/4HANA

Doelen

  • CRM-processen afdekken (account-, activiteiten-, opportunity-, contractbeheer)
  • Naadloze integratie tussen CRM (Sales Cloud) en ERP-systemen (aanvankelijk ECC 6.0, daarna S/4HANA), evenals oplossingen van derden
  • Biedt een synchrone (real-time) verbinding tussen cloud- en on-premise oplossingen
  • Eenvoudige controlemogelijkheden
  • Veilige verificatie

Samenwerken met Amista geeft een projectmanager van een “klant” echt comfort. Op basis van de technische en functionele specificaties die tijdens verschillende voorbereidende vergaderingen werden beschreven en gedeeld, stelde Amista een budgettair en operationeel aanbod voor dat perfect werd gevolgd tijdens de migratiefase en de omschakeling van de oplossing naar productie. Amista hield rekening met de vereisten inzake tijd en beschikbaarheid van de oplossing en stelde de belangrijkste gebruikers van de NRB volledig tevreden door hen continuïteit in het gebruik van de CRM-tool en de nodige ondersteuning voor een vlotte overgang te garanderen.

Philippe H, NRB project manager voor de CRM Cloud implementatie

Oplossing

Een van de belangrijkste vereisten in dit project was om de front- (CRM) en back-office (ERP) processen op elkaar af te stemmen en te integreren. Dit betekent ook dat bepaalde stamgegevens, zoals zakenpartners, in beide systemen moeten bestaan.

Om hun Sales Cloud-oplossing te integreren met hun nieuwe on-premise S/4HANA-oplossing (voorheen ECC 6.0), evenals met andere SAP (CPQ) en niet-SAP (Microsoft SharePoint) oplossingen, heeft Amista gebruik gemaakt van een combinatie van out-of-the-box oDATA API’s en SAP Cloud Platform Integration (CPI).

CPI is een procesintegratieplatform in de cloud dat zowel cloud- als on-premise systemen met elkaar kan verbinden. Aangezien SAP S/4HANA bij NRB on-premise is geïmplementeerd, is de cloudconnector geconfigureerd om te fungeren als een reverse invoke proxy en zo verbinding te maken met de cloud. SAP CPI biedt standaard integratiestromen, iFlows genaamd, die artefacten zijn die verantwoordelijk zijn voor de communicatie binnen een bepaald bedrijfsscenario.

Amista SAP Sales Cloud project at NRB

Voor de scenario’s die bij NRB werden gebruikt, heeft Amista de voorverpakte inhoud van SAP gebruikt en geconfigureerd, waardoor de implementatietijd drastisch werd verkort. CPI bevat een groot aantal voorverpakte iFlows in verschillende procesdomeinen van Sales Cloud, zoals replicatie van zakenpartners, externe prijzen, contractreplicatie, …

De integratie in CPI kan worden aangepast aan de behoeften van de klant. Voor NRB moesten we bepaalde filters en aangepaste logica implementeren om te voldoen aan hun specifieke vereisten.

Naast de configuratie van de iFlows in CPI is de benodigde set-up zowel vanuit Sales Cloud als vanuit S/4HANA voltooid.

Omdat NRB al eerder SAP CRM gebruikte, moesten we gegevens migreren. Hiervoor is de data workbench gebruikt, een tool in Sales Cloud waarmee gegevens eenvoudig kunnen worden geïmporteerd/geëxporteerd. Met behulp van standaardsjablonen werden de verschillende gegevensobjecten voorbereid in Excel, gevalideerd en uiteindelijk geïmporteerd in de Sales Cloud-tenant.

Amista SAP Sales Cloud project at NRB

Een van de uitdagingen tijdens de migratie was de voorbereiding van de migratie van bijlagen. Aangezien de gegevens door SAP uit het bronsysteem moeten worden geëxporteerd en in bulk worden aangeleverd, is het een zeer tijdrovende klus om deze bulkgegevens te converteren naar de juiste importsjablonen. Dankzij de interne expertise van Amista op het gebied van Intelligent Robotic Process Automation (SAP iRPA) konden we een oplossing vinden om deze handmatige, tijdrovende activiteit te vervangen door een slim, geautomatiseerd proces dat de verwerkingstijd drastisch verkortte.

De overstap naar de nieuwe C4C cloud oplossing was geen verrassing en geen stress vanwege de verandering in operationele gewoonten. Amista heeft ons ondersteund bij de verandering door voor ons de processen aan te passen die zijn geparametriseerd op basis van onze behoeften en de specifieke rapporten die nuttig zijn voor ons bij het uitvoeren van onze dagelijkse activiteiten. De weinige niet-blokkerende fouten die we tegenkwamen nadat we in productie waren gegaan, hadden voornamelijk betrekking op specifieke integraties tussen C4C en onze SharePoint en S/4HANA (synchronisatie van bijlagen, willekeurige update van waarden in SharePoint, …). Deze implementatieproblemen werden snel geanalyseerd en opgelost, waarbij sommige fouten niet eens te wijten waren aan de migratie. De door Amista gestuurde overgang verliep naar tevredenheid van alle gebruikers van de oplossing.

Valentine B, Head of Bid

Voordelen

IT

  • Centraal platform voor beheer en monitoring van gegevensuitwisseling
  • Snelle implementatie zonder ontwikkeling
  • De oplossing biedt de mogelijkheid om eenvoudig uit te breiden en/of bedrijfsscenario’s toe te voegen
  • Monitoringdashboard in SCP kan worden geconfigureerd inclusief meldingsmogelijkheden
  • Beveiligde communicatie tussen Sales Cloud – SAP CPI – SAP S/4HANA

Business

  • Naadloze integratie van verkoopprocessen tussen front- en backoffice
  • Real-time beschikbaarheid van gegevens
  • 360° zicht op de klant en zijn verkooptransacties
  • Betere klantenservice

De nieuwe Cloud-oplossingen die SAP aanbiedt, meestal voorgeconfigureerd, maken een einde aan de gigantische projecten die we in het verleden moesten doorlopen. De tools worden in 2-3 maanden geïmplementeerd. De blauwdrukfase wordt vervangen door een gap-analyse (wijzigingen die moeten worden aangebracht in de standaardprocessen die worden uitgevoerd) en is veel begrijpelijker voor gebruikers. Het onderhoud is verminderd en veranderingen zijn ook gemakkelijker voor te stellen.

Frédérique C, Internal Business Solutions Manager
Amista SAP Sales Cloud project at NRB

Resultaat

Puur financieel gezien is de Cloud-oplossing duurder en het onderhoud waarschijnlijk niet aantrekkelijker dan de oude oplossing. Het voordeel van deze nieuwe oplossing is de meer intuïtieve interface die het dagelijkse gebruik door een groot aantal gebruikers vergemakkelijkt. De functionele omvang is na de migratie hetzelfde gebleven; aan de andere kant kunnen we de implementatie van extra functionaliteiten zoals lead management rustiger plannen.

Klaar voor innovatie en wilt u net als NRB overstappen op SAP Sales Cloud of SAP S/4HANA?

Amista SAP Consultant at work

Michael Hossain

SAP Consultant & Consulting Manager