Gestion des documents et conformité (RecoMatics SmartDoc)
Qu’est-ce que la gestion intelligente des documents ?
Gestion et automatisation sécurisées et efficaces des documents à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement SAP Business One.
Avec RecoMatics SmartDoc, vous centralisez et organisez en toute sécurité tous vos documents. Au sein d’une plateforme intelligente, vous archivez tous vos documents critiques et organisez tous vos flux de travail administratifs dans l’ensemble de votre entreprise.
Avantages
Ne plus perdre de temps
Nous numérisons et archivons tous vos documents et contenus, et automatisons entièrement votre flux de documents existant.
Avec l’automatisation intelligente des documents Smartdoc de RecoMatics, vous pouvez :
- stocker facilement toutes vos informations et tous vos documents dans une seule archive numérique
- Rechercher et trouver immédiatement n’importe quel type de document
- Personnaliser et automatiser l’ensemble de votre flux de documents
- Intégrer et synchroniser avec vos systèmes existants (ERP, intranet…)
- Être conforme à la législation (GDPR, TVA, …)
- Saisie manuelle des documents entrants, tels que les factures, les tickets, les contrats, …
- Réception de documents via plusieurs sources telles que Outlook, courrier postal, etc.
- Vous avez du mal à trouver le document spécifique dont vous avez besoin en ce moment.
- Envoyer des rappels aux collègues pour qu’ils approuvent ou suivent les documents entrants.
- Numérisez n’importe quel type de document entrant. Plus jamais de saisie manuelle.
- Archivez en toute sécurité tous vos documents en un seul endroit, quelle qu’en soit la source.
- Retrouvez n’importe quel document en quelques secondes.
- Configurez des flux de travail illimités pour automatiser votre façon de travailler.
La plateforme SmartDoc
Gestion intelligente des documents et automatisation
Travaillez avec une archive centrale pour toutes vos informations liées aux documents et profitez de la technologie pilotée par l’IA pour installer des tâches et des flux de travail automatisés dans toute votre entreprise.
Combinaison de fonctionnalités et d’une interface facile à utiliser
La plateforme Smartdoc fait l’objet d’une expansion et d’un développement continus depuis 2010, mais c’est l’une des plateformes les plus faciles à utiliser sur le marché aujourd’hui.
Elle repose sur trois fonctions – ajouter, rechercher et prendre des mesures – qui permettent de gérer tout type de document entrant ou sortant. Aujourd’hui, il est utilisé par des centaines de marques et des milliers d’utilisateurs.
Intégration de Smartdoc et E-Box Enterprise
Le Smartdoc Ebox Reader récupère automatiquement les documents dans votre e-Box Enterprise. Notre intégration reconnaît, classe et sécurise les informations reçues et les attribue aux responsables internes.
- Ne perdez pas de temps à télécharger et à attribuer les messages e-Box
- Chaque document e-Box est envoyé directement au bon responsable.
Le nombre de documents envoyés à l’e-Box Enterprise par l’administration augmente chaque mois. En tant que responsable au sein de votre organisation, cela vous prend beaucoup de temps. Vous devez vous connecter, puis télécharger, interpréter, attribuer et stocker correctement les documents.
Le Smartdoc e-Box Reader – en combinaison avec Smartdoc ou votre propre DMS – vous décharge de ces tâches et automatise l’ensemble du processus. Grâce à notre intégration, les documents sont récupérés en temps réel et parviennent automatiquement à la personne responsable. Vous gagnez ainsi du temps et évitez des erreurs coûteuses.
Ce que nos clients disent de SmartDoc
“Grâce à SmartDoc, nous disposons de toutes les informations relatives aux documents du personnel sous forme numérique en un seul endroit.”
Emilie Pollie, HR, Dolce La Hulpe
“Tekniplex est souvent confronté à des procédures d’audit. SmartDoc est l’outil de soutien idéal pour trouver et collecter rapidement des documents.”
Pieter Vinck, IT Project Lead, Tekniplex
Un pas vers l’avenir
Les documents sont souvent stockés à divers endroits et sous diverses formes. Ils sont fréquemment envoyés à des collègues et à d’autres services. Par conséquent, la vue d’ensemble est souvent perdue.
Traitez-vous encore manuellement les factures entrantes, les contrats, ….. ?
RecoMatics SmartDoc assure une gestion ordonnée et efficace des documents, des flux de documents et des flux de travail.
Entrez dans l’avenir. Un avenir sans tâches manuelles quotidiennes, répétitives et chronophages. Dites bonjour à votre nouveau moi du futur ! Nous vous faisons gagner des tonnes de temps en automatisant les tâches manuelles répétitives.
Contrôle des documents juridiques
Smartdoc est entièrement conforme au GDPR
Smartdoc est une solution de confiance pour le stockage de documents légaux et conformes au GDPR. Le processus de téléchargement, d’enregistrement et d’ajout de propriétés aux documents est strictement défini.
- Les autorisations sont liées à des rôles de manière contrôlée.
- Seules les personnes qui ont réellement besoin d’accéder à un document peuvent le faire.
- Toutes les actions sur un document sont enregistrées dans le journal.
- Inclut la gestion du cycle de vie des documents
Le système de gestion documentaire SmartDoc de RecoMatics est utilisé dans différents secteurs. Chacun d’entre eux est un peu différent et a des priorités différentes. Mais quel que soit le secteur, SmartDoc garantit un traitement plus rapide des documents, moins d’erreurs et une réduction des coûts d’au moins 25 %. Découvrez comment Smartdoc soutient différents secteurs d’activité.
Votre transformation vers une automatisation intelligente des documents est imminente
Vous pouvez commencer à numériser et à automatiser votre flux de documents en quelques jours seulement.
Nous analysons vos différents types de documents et de contenus, et définissons tous vos flux de travail.
Généralement : 1 – 2 jours
Nous mettons en place Smartdoc en quelques jours et vous apprenons à l’utiliser en moins d’une heure.
En général : 3 – 7 jours
Vous pouvez commencer à numériser et à économiser beaucoup de temps et d’argent dès le premier jour sans modifier les processus existants.
Passez à l’action !